SECRETAIRE Unité Transversale d'Education et d'Engagement du Patient F/H

Le département médico universitaire est transversal sur les sites de Jean Verdier, Avicenne et René Muret

La structure de l’UTEEP :

Les bureaux permanents se situent sur le site de Jean Verdier :

* 2 bureaux

* 1 salle de réunion

Le personnel:

* Un responsable médicale

* Un soignant

* Un patient engagé

* Une secrétaire

Missions générales permanentes :

1. Accueil- Secrétariat

* Accueil téléphonique

Assurer le premier niveau de contact entre l’UTEEP, les acteurs de l’ETP du GH et l’extérieur (information des usagers et des professionnels)

Recevoir et orienter les communications téléphoniques

Transmettre les messages téléphoniques

* Gestion du temps

Planifier les activités: agenda des activités du service, invitations, élaborer et mettre à jour les plannings de réunions

* Traitement du courrier

Aide à la formalisation et à la réception des documents nécessaires à l’envoi de nouveaux programmes ETP à l’ARS

* Gestion des contacts

Mettre à jour les annuaires, listings de contacts, listes de diffusions

* Gestion des fournitures de bureau

Suivre l’état des stocks de fournitures de bureau, identifier les besoins, établir les commandes et

vérifier la conformité des livraisons

2. Communication

* Rechercher et diffuser les informations nouvelles afin d’actualiser les connaissances professionnelles

* Travailler en réseau avec les différentes catégories professionnelles en intra et extra hospitalier

* Recenser les activités d’ETP sur le territoire

* Réalisation de supports de communication

* Elaborer les plaquettes, brochures, cartes de visites …

3. Gestion des bases de données-suivi des activités en lien avec les autres membres du bureau de l’UTEEP :

* Réaliser le tableau de suivi d’activité

* Gérer les bases de données de traçabilité de l’activité thérapeutique OVET en collaboration avec les équipes

* Assurer la formation des équipes au logiciel OVET

4. Organisation et participation aux réunions : réunion hebdomadaire du bureau, réunion du COPIL, réunion des responsables ETP, séminaire, journées

portes ouvertes etc….

5. Organisation des formations des professionnels en ETP

* Envoie de proposition de formation

* Réception des demandes de formation

* Gérer les listings de personnel formés et à formés

* Appels téléphoniques, courriels, préparation de présentation

PREREQUIS

* Diplôme de secrétaire

* Ou Baccalauréat professionnel de secrétariat

* Expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat médical



QUALITES REQUISES

* Etre capable de gérer des tâches diverses, de traiter des informations provenant de sources variées et d'interagir avec différents interlocuteurs

* Etre polyvalent(e), autonome : Capacité d'initiative et de coordination

* Sens de l'organisation et des responsabilités +++

* Savoir anticiper et planifier la charge de travail

* Respecter la confidentialité des informations traitées

* Esprit d'équipe

* Rigueur et curiosité professionnell

• Remboursement titre de transport à hauteur de 75%
• Restaurant d'entreprise
• Crèche d'entreprise
• Formations
• Salle de sport