Assistanat secrétariat - secrétariat F/H
Description du poste
Poste de secrétaire sociale à pourvoir à compter du 18 juin 2026
Présentation de l’équipe de service social aux patients de l’hôpital Corentin Celton et Vaugirard :
- 1 responsable du service social aux patients de l’hôpital Corentin Celton et Vaugirard
- 17 assistants socio-éducatifs à l’hôpital Corentin CELTON et 2 sur l’hôpital Vaugirard
- 3 secrétaires sociales dont 1 à l’hôpital Vaugirard
LIAISONS HIERARCHIQUES :
- Directrice de la qualité APHP-CUP
- Coordinatrice SSH APHP-CUP (N+2)
- Responsable du service social (N+1) : Mme MARTINS Céline
LIAISONS FONCTIONNELLES :
- Les assistant(e)s de service social et les secrétaires de l’équipe
- Les équipes médicales et paramédicales des services
- Les services administratifs intra (Frais de séjour, admissions, traitements externes...)
- Les services sociaux, structures sanitaires et sociales extrahospitalières
Missions permanentes :
- Accueil téléphonique et physique des malades, de leur entourage et orientation vers les personnes concernées.
- Prise et transmission des messages.
- Prise de contact avec différents organismes (mutuelles, établissements, …).
- Prendre les appels téléphoniques des assistant(e)s de service social absent(e)s ou en RDV. En cas d’absence, filtrer les appels et transmissions à l’assistant(e) de service social de remplacement.
- Ouverture administrative des Dossiers sociaux (CDR, recherches de patients, transmissions Orbis) et inscription des transmissions au dossier social informatisé.
- Suivi de tableaux de bord sur Via Trajectoire, relances auprès des établissements, surveillance des recherches en cours et annulations en collaboration avec l’assistant socio-éducatif.
- Frappe de courriers, frappe de rapports sociaux et autres documents.
- Photocopies, envoi de courriers, envoi de fax, scan de documents et envoi aux assistant(e)s de service social ou aux organismes partenaires.
- Recherches d’informations de tout ordre (internet, recherches mutuelles, législations, …).
- Aide à la constitution des dossiers aide sociale, A.P.A., PUMA, CSS, AME, MDPH, etc…
- Demande par courrier ou téléphone de diverses pièces administratives (ex : acte naissance, avis d’imposition, etc…)
- Saisie des actes effectués et scan de documents dans ORBIS
- Gestion et suivi des dossiers USLD de VGR
Missions ponctuelles
- Participation aux réunions du Service Social (réservation des salles)
- Remplacement des collègues secrétaires sociales de l’hôpital Corentin CELTON
- Statistiques secrétariat social et PMSI
- Commandes de fournitures, tampons encreurs, masques, gel hydro alcoolique.
- Réception des documents à transmettre aux Assistants Sociaux. Sous couvert du cadre.
- Participation à la démarche qualité de l’Etablissement.
- Organisation des remplacements d’absences inopinées des ASE en lien avec la cadre du service.
- Participation aux groupes de travail proposés au sein de l’HEGP, HUPO, APHP, …
- Formation en secrétariat et gestion administrative.
- Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s’adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs.
- Recevoir, collecter, traiter et transmettre l’information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité.
- Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels : Word et Excel ; Powerpoint).
- Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire / Utiliser et maîtriser les techniques de communication.
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d’activité...).
- Travailler en équipe
· Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
· Places en crèche disponibles
· Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
· Remboursement à 75% du titre de transport
· Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
· Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès
· Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU
Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre-ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin – Port Royal, l'hôpital Necker-Enfants malades, l'hôpital européen Georges-Pompidou et l'Hôtel-Dieu.
Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca-La Collégiale, Corentin-Celton et Vaugirard-Gabriel-Pallez.
Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris.
Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares.
Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients.
Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut-niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo-universitaire est un acteur majeur.
La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année.
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