Gestionnaire administratif - pôle des relations sociales
Description du poste
Le service des Relations Sociales a pour mission le pilotage et la mise en œuvre de la politique des relations sociales de l’AP-HP, en central et en lien avec les GHU et les hôpitaux :
- organiser et suivre les instances de représentation des personnels (CSE central et formation spécialisée centrale),
- piloter et animer la politique des relations sociales de l’Institution
- organiser et suivre les audiences/négociations,
- organiser et coordonner le réseau des DRH et des chargés des relations sociales,
- assurer une mission de conseil et d’expertise en droit social,
- assurer l’observation sociale.
L’équipe est composée du chef de service, d’un adjoint au chef de service et de 3 chargés de mission.
Gestion administrative du service :
• Appui logistique et organisationnel du service
• Gestion administrative des réunions :
o Planification des réunions
o Diffusion des invitations, des documents
o Rédaction des CR et de projets de réponses aux différentes sollicitations
• Mise à jour de l’annuaire des organisations syndicales
• Gestion administrative des instances centrales :
o Planification du calendrier et des réunions
o Gestion logistique des instances et des réunions techniques : mise en forme des documents, relecture et diffusion, mise en ligne sur l'intranet, gestion des dossiers/mailing lists, mise en place de la salle
o Mise à jour des arrêtés de composition des instances centrales
o Élaborer les demandes d’achat et assurer le suivi budgétaire
o Suivi administratif des instances locales, préparation de relances
Appui logistique et organisationnel à la préparation et au déroulement des élections professionnelles (EP) 2026 :
• Appuyer l’équipe projet dans l’organisation administrative et logistique
• Participer à la planification des réunions et à leur préparation logistique
• Contribuer à la tenue des rétroplannings et tableaux de suivi administratifs
• Assurer la mise en forme, le classement, l’archivage des documents
• Appuyer la préparation administrative des opérations de communication et d’information
• Participer au suivi administratif des prestations et achats
• Participer à l’organisation matérielle et logistique de la période du scrutin
En cas de congés, assurer le remplacement :
o Suivi des mouvements sociaux
o Gestion des moyens syndicaux
- Qualités de communication, rédactionnelles, esprit de synthèse, rigueur et organisation
- Capacité à gérer plusieurs échéances en parallèle et à les prioriser en période de forte activité
- Forte aptitude à une mise en forme de qualité et à la gestion documentaire
- Diplomatie et strict respect de la confidentialité
- Discrétion, écoute, esprit d'initiative
- Sens du travail en équipe
- Bonnes connaissances du fonctionnement de l'AP-HP
- Maîtrise de la suite Microsoft
- Maîtrise de la messagerie électronique et de ses composants (liste de diffusion, BAL partagées, agenda, réservation de salles)
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !