Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Date de parution
23/09/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Administratif - Autres métiers
Intitulé du poste
Administratif - Autres métiers F/H
Type de contrat
CDD
Rémunération
Selon les grilles métiers de la recherche de l'APHP
Télétravail
Oui
Présentation du service
VASCERN, Réseau européen de référence maladies vasculaires rares
La Commission européenne ont lancé officiellement 24 réseaux européens de référence (ERNs) pour les maladies rares en mars 2017, suite à un appel à projet en 2016. L'objectif des ERNs est de faciliter et d'améliorer la prise en charge des patients atteints de maladies rares en Europe en réunissant les meilleurs experts afin de : partager leur expertise, rédiger des recommandations cliniques européennes, discuter de cas cliniques complexes grâce à un outil innovant de télémédecine (Clinical Patient Management System), développer des projets de recherche scientifique, des registres européens de maladies rares et des outils d’éducation et de formation pour les patients et professionnels de santé, diffuser les connaissances et de sensibiliser. VASCERN compte actuellement 48 centres experts multidisciplinaires hautement spécialisés au sein de 41 hôpitaux (HCPs), 6 partenaires affiliés, provenant de 19 États membres de l'Union européenne, ainsi que de nombreuses associations de patients de toute l'Europe. Plus d’information sur : https://vascern.eu/
Equipe-projet de Coordination VASCERN, basée à l’Hôpital Bichat-Claude Bernard: 1 Coordinateur (Médecin), 1 Cheffe de projet, 3 Chargées de mission, 1 Assistant.e projet
Nous travaillons étroitement avec l’équipe de la filière nationale maladies rares FAVA-Multi, basée à l’hôpital Bichat-Claude Bernard.
Vos missions
Gestion Administrative
Réalisation d’opérations de gestion courante : faire des demandes de devis, gestion des déplacements (réservations voyage et hôtel), gestion des remboursements, constitution et suivi de dossiers administratifs
Assister les cheffes de projet pour la gestion administrative et financière des projets européens et nationaux (suivi budgétaire, mise à jour de fichiers de suivi financier, collecte et archivage de documents justificatifs, gestion des feuilles de temps, vérifier les demandes et participation à la constitution du rapport financier périodique)
Recherche de prestataires, effectuer des demandes de devis et suivi administratif des prestataires
Mise à jour de fichiers/bases de données, de tableaux de bord du projet
Assurer et suivre la maintenance et l’approvisionnement des fournitures de bureau ; gestion de courriers ; rédaction de courriers et documents divers, mise en forme de documents, classement et archivage dans le dossier partagé de l’équipe-projet et dans l’intranet du projet européen
Rédaction des conventions et gestion du circuit de signature
Organisation d’événements nationaux et européens
Participation à l’organisation et à la logistique : réservation de salles, invitation et inscription, gestion des réservations (hôtel, restauration), gestion des remboursements des participants, appui logistique lors du séminaire annuel
Appui participation si événement en ligne
Communication
Gestion et mise à jour sur l’ERN Collaborative Platform (agenda partagé, Minutes of Meeting, documents de travail)
Traduction de textes via Deepl et Google translate, coordination des relectures par les experts, publication
Encoder des questionnaires sur Google Forms/EU Survey, collecter et traiter l’information
Gestion des plateformes Microsoft Teams : assistance aux utilisateurs
Mission de coordination & gestion de projets
Participation au monitoring des différents indicateurs établis par la Commission Européenne
Participation à l’organisation des vidéoconférences : envoi des invitations et des rappels
Gestion et mise à jour des listes de diffusion
Mise à jour régulière de nos fichiers de suivi des réunions
Participation aux réunions de travail et rédaction de comptes rendus
Profil recherché
Bac +2 minimum (gestion administrative, communication, marketing de la santé, assistanat de direction…)
Maitrise professionnelle de la langue anglaise (lu, écrit, parlé), langue de travail du réseau : niveau B2 minimum
Compétences
Bien s’exprimer oralement et par écrit avec des publics variés
Organisation logistique d’événements européens
Maîtriser les logiciels bureautiques : Word, Excel et PowerPoint
Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
Savoir intégrer/formaliser des procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d’information
Gérer la confidentialité des informations
Capacité à utiliser des outils de communication (WordPress, réseaux sociaux)
Qualités
Rigueur, capacité d’organisation et de méthode dans son travail
Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Capacité à travailler en équipe
Savoir rendre compte
Facilité d’adaptation et de polyvalence
Esprit d’initiative, dynamisme, intérêt pour les maladies rares
Maîtrise de soi, discrétion et respect du secret professionnel
Ponctualité et assiduité
Appétence pour le travail en milieu multiculturel et international
Horaires de travail
7H30 par jour
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Emploi à temps plein 100%
Emploi contractuel de la fonction publique hospitalière (CDD de 12 mois, renouvelable)
Rémunération selon les diplômes et l’expérience (grilles d’attaché d’administration de la fonction publique hospitalière).
Primes
Télétravail possible.
Déplacements occasionnels à l’étranger
Possibilités de formations
75% de l’abonnement aux transports en communs pris en charge
Réductions tarifaires
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 18
Hôpital et/ou site
Hôpital Bichat Claude-Bernard - Paris 18 (GHU Nord)
Service d'affectation
ERN VASCERN