Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.
Date de parution
19/04/2024
Description du poste
Intitulé du poste
Assistant de direction - Direction des finances F/H
Métier
Gestion et administration - Secrétaire
Type d'emploi
Titulaire ou contractuel
Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires de travail
Horaires : 09h30 - 17h00
Poste à pourvoir
- de 3 mois
Présentation du service
Présentation du service :
La DAF du GHU Paris Saclay est structurée en 4 départements aux périmètres défini :
- Département du Budget et des recettes diverses : piloté en direct par le Directeur des Affaires financières, assisté d’un AAH. Le département est composé de 6 collaborateurs managés par un AAH. Il est chargé de l’élaboration de l’EPRD et des budgets annexes, de leur suivi infra-annuel, de l’émission des titres de recettes diverses (RT3), de la production des tableaux de bord des dépenses
- Département du Contrôle de gestion : piloté par le Directeur adjoint chargé du Contrôle de gestion, il est chargé de la production des tableaux de bord d’activité et de recettes, de l’instruction des études médico-économiques, des analyses d’activité, du pilotage du capacitaire, de la gestion du Fichier Structures, du dialogue de gestion via l’animation du réseau des Cadres Administratifs de DMU
- Département du Pilotage de la facturation et des régies
- Département du Service social hospitalier
Vos missions
Missions :
- Organisation du secrétariat de la Direction des Finances
L’assistant de direction prendra en charge les activités suivantes :
- Gestion des appels téléphoniques, prise de messages
- Gestion de l’agenda
- Organisation et gestion des déplacements GHU
- Préparation des réunions et des rendez-vous
- Aide à la rédaction, frappe et mise en forme des courriers, compte-rendu, présentations PPT
- Classement, archivage (papier et informatique)
- Tenue et mise à jour de fichiers
- Gestion des commandes de la DAF (DA sur SAP)
- Appui à la conduite des projets dans le domaine de la Direction des Affaires Financières
Suivi de dossiers spécifiques :
- Pilotage du capacitaire
- Coordination des conférences de DMU, etc…)
- Coordination du plan d’équipement annuel de la DAF
Par ailleurs, l’assistant de direction :
- Pourra se voir confier toute mission spécifique ou générale nécessaire à la continuité du service
- Sera amené à assurer l’intérim des secrétariats de la DOP et de la DRIM pendant les congés des autres assistants de direction
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation BTS ou équivalent
Expériences requises :
- Expérience de directions fonctionnelles en établissement hospitalier
- Expérience de management et d'animation de projet apprécié
- Appétence pour les sujets financiers
Compétences recherchées
Savoir-Faire:
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer les données, les informations, etc.
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Qualités professionnelles requises :
- Bonne maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe
- Adaptabilité
- Sens de la diplomatie
- Sens des responsabilités
- Autonomie et prise d'initiative
- Capacités d'organisation et de méthode
- Dynamisme
- Disponibilité
- Souci de transmission de l'information
- Curiosité professionnelle
Connaissances requises:
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Secrétariat (frappe/mise en forme/etc…)
Les avantages de l'AP-HP
Description de vos avantages
Vos avantages :
Les avantages liés au statut et à la fonction :
- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)
Aide à l'installation et au logement :
- Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
- Remboursement du pass Navigo à 75%et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en crèche selon disponibilités
- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente
- Accès à l’espace détente : séances de relaxation…
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val de Marne (94)
Ville
Le Kremlin Bicêtre
Hôpital et/ou site
Hôpital Bicêtre - Le Kremlin-Bicêtre 94 (GHU Saclay)
Service d'affectation
Direction des finances