Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Créteil (94), l'hôpital Henri-Mondor propose une prise en charge complète sur un large panel de spécialités, dont 9 permanences de soin labellisées par l'ARS (orthopédie, urologie, digestif, neuroradiologie, neurochirurgie, ou encore imagerie interventionnelle). Il s'agit de l'un des premiers centres d'urgences du Val-de-Marne. Il compte également 8 centres de références maladies rare et 11 centres de compétences.
Date de parution
11/10/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante de direction F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Non
Présentation du service
PRESENTATION
Le secrétariat de direction est situé à la Direction des Ressources Humaines du site Henri Mondor qui est rattaché à la Direction des Ressources Humaines des Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor (HUHM). Il est placé sous l’autorité du Responsable des Ressources Humaines du site Henri Mondor représentant le Directeur des Ressources Humaines des HUHM.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
Le service des Ressources Humaines du site Henri Mondor se décompose ainsi :
- Un Directeur des Ressources Humaines et deux Directrices Adjointes
- Une Responsable des Ressources Humaines
Sont rattachés à la D.R.H. : la gestion paie, la cellule mobilité recrutement, la gestion du temps de travail, le dialogue social et l’attractivité, la carrière et la discipline, les conditions de travail et prévention des risques professionnels, les services de santé au travail, les psychologues du personnel, le service conseil en ressources humaines, les services sociaux du personnel, le contrôle de gestion social, la formation et la petite enfance.
Vos missions
Missions générales
Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que le secrétariat de la direction des Ressources Humaines au niveau du GHU et du site de Mondor, dans le respect de la réglementation.
Missions permanentes
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et des courriels ;
• Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda des DRH et de la RRH ;
• Traitement des courriers et des documents pour la DRH ainsi que pour la paie/gestion : rédaction, enregistrement, tri, diffusion, scannage, mise en forme, classement et archivage ;
• Suivi et gestion des mouvements de grève ;
• Elaboration des plannings des audiences mensuelles avec les syndicats ;
• Enregistrement et transmission à la Cellule Mobilité Recrutement des dossiers de recrutement et d’évaluation des contractuels ;
• Enregistrement et transmission à la responsable carrière-discipline des évaluations des stagiaires ;
• Suivi des avis d’aptitude et envoi des courriers associés à l’encadrement ;
• Interface et relais de l’information entre les différents services du site et la DRH ;
• Organisation de réunions de travail et de comités de pilotage ;
• Gestion des demandes d’intervention et de diverses commandes sur NSI Gestion ;
• Communication : affichage de la DRH et diffusion générale ;
• Enregistrement et transmission des contrats d’heures supplémentaires.
Missions ponctuelles ou spécifiques
• Participation à l’organisation des élections des représentants du personnel
• Participation aux commissions de sélection
• Participation à la campagne de recrutement des Renforts de Congés Annuels
• Collaboration et participation dans des projets stratégiques de l’hôpital
Les liste des missions est susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Organisation, rigueur et méthode
- Sens de l'initiative et des priorisations dans le travail
- Esprit et travail d'équipe
- Aptitude pour l'accueil, pédagogie
- Réserve et discrétion professionnelle
- Capacité à rédiger
- Adaptabilité et polyvalence
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Bureautique : Excel, Word, Outlook, Powerpoint (la maitrise des outils bureautiques utilisés à l'APHP : HRA, Gestime serait un plus)
- Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière
- Expérience similaire souhaitée.
Horaires de travail
7h30-7h36 sur la plage horaire 8h00-17h00.
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
VOTRE REMUNERATION
- Prime de service semestrielle et prime exceptionnelle (pour les titulaires)
- Possibilité d’une prime d’engagement collectif dans le cas d’un projet de service atteignant ses objectifs
- NBI (pour les titulaires)
LA POLITIQUE SOCIALE, QUALITE DE VIE AU TRAVAIL ET D’EVOLUTION PROFESSIONNELLE
- Crèches aux horaires élargies et centres de loisirs
- Possibilité de stationnement gratuit et développement des mobilités douces et durables
- Offre diversifiée de restauration (self, food-trucks, cafétéria), de divertissement et activités de bien-être (Bulle, APSAP, Agospap, médiathèque…)
- Perspectives d’évolution professionnelle, notamment via la formation continue (DU et master, …)
- Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (conseil en ressources humaines, prévention des risques professionnels, santé au travail, service social du personnel, ….)
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val de Marne (94)
Ville
Créteil
Hôpital et/ou site
Hôpital Henri-Mondor - Créteil 94 (GHU Mondor)
Service d'affectation
Direction des Ressources Humaines