Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !
Date de parution
02/05/2024
Description du poste
Intitulé du poste
Assistante de formation F/H
Métier
Gestion et administration - Secrétaire
Type d'emploi
Titulaire ou contractuel
Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires de travail
Amplitude horaire : 8h00/18h00 (30 mn pause déjeuner incluse)
Présentation du service
L’IFSI/IFAS (institut de formation en soins infirmiers et des aides-soignants) PITIE-SALPETRIERE se situe dans l’enceinte de l’hôpital PITIE-SALPETRIERE.
L’IFSI (institut de formation en soins infirmiers) accueille environ 300 étudiants en soins infirmiers par promotion et l’IFAS (institut de formation des aides-soignants) 40 élèves aides-soignants avec une rentrée en septembre pour des dispositifs de formation organisés en alternance (institut – lieux de stage).
L’institut entretient un partenariat clinique privilégié avec le groupe hospitalo-universitaire Paris Sorbonne Université pour l’accueil des étudiants et des élèves en stage ainsi qu’un partenariat universitaire avec la faculté de Médecine Sorbonne Université pour l’obtention d’un grade Licence par les étudiants en soins infirmiers
L’IFSI/IFAS a été 3 fois certifié en 2018 et 2019 sur la base de la norme ISO 9001 : 2015 et en 2020 sur la base du Référentiel National Qualité (RNQ), en plus de la norme ISO 9001.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
1 directrice de structure, directrice des soins ;
1 adjointe à la directrice, 1 coordinatrice pédagogique de l’IFSI, 1 responsable Qualité et coordinatrice pédagogique de l’IFAS et 1 coordinatrice des stages, cadres supérieurs paramédicaux ;
1 coordonnateur des fonctions supports, adjoint des cadres ;
38 formateurs, cadres paramédicaux ;
4 assistantes de formation ;
1 assistante de formation clinique ;
2 documentalistes ;
2 agents d’accueil ;
2 agents de logistique.
Vos missions
MISSIONS PERMANENTES
ü L’assistante de formation assure la gestion administrative d’une promotion (environ 270 à 300 étudiants) de la rentrée jusqu’au diplôme d’Etat soit 3 ans
ü Elle assure la gestion administrative et financière des primo-entrants (FPC et Parcoursup)
ü Elle gère le dossier administratif et le dossier scolaire et réalise diverses activités :
o Dossier administratif :
§ Financement (contrat de formation, contrat d’engagement, Fongecif, Assedic, Bourse).
§ Saisie et suivi (assurance, AES, accidents de travail).
§ Suivi des paiements (frais de scolarité en relation avec la régie du CFDC).
§ Courriers divers (attestation de présence, certificat de scolarité).
§ Indemnités de stage et indemnités de transport.
§ Suivi des inscriptions sur Parcoursup, AT+ Concours et gestion des candidats.
o Dossier scolaire :
§ Suivi des endettés.
§ Saisie sur SAP CAMPUS : stages, envoi des mails dans les services.
§ Saisie des notes, des crédits (ECTS) et des appréciations.
§ Mise en forme des récapitulatifs de notes.
§ Préparation du dossier scolaire pour le DE et/ou les instances de gouvernance (ICOGI section pédagogique, section disciplinaire et section vie étudiante).
§ Rédaction de comptes rendus.
§ Classement et archivage.
§ Informations des étudiants.
§ Reprographie.
§ Gestion du courrier (documents pédagogiques, dossiers thématiques).
MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES (liste non exhaustive)
ü Participation à la démarche qualité
ü Surveillance des évaluations.
ü Organisation des jurys d’oraux infirmiers et aides-soignants, saisie des notes pour les deux concours.
ü Enquête DRESS (Statistiques des étudiants à la demande du Ministère de la Santé).
ü Interventions régulières auprès des étudiants pour informations diverses.
ü Participations à la formalisation de documents (conventions de stage, listes).
ü Remise du diplôme et du dossier pédagogique à l’obtention du diplôme.
ü Participation à diverses réunions : réunion de grande équipe, réunion secrétariat/direction.
Profil recherché
SAVOIRS FAIRE REQUIS
Maîtriser les outils informatiques bureautiques (traitement de texte, Excel, Internet et Intranet, Outlook, Powerpoint)
Maîtriser l’application SAP Campus, AT+ concours, Parcoursup
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
Connaître les cursus de formation liés à la structure et aux référentiels de formation IFSI-IFAS.
Analyser sa pratique
Gérer son temps
Rendre compte
Travailler en équipe et en réseau
S’exprimer par oral avec aisance
S’exprimer par écrit avec rigueur
Formaliser des documents et supports de façon synthétique et claire
PRE-REQUIS
Expérience de secrétariat notamment en Centre de Formation
QUALITES REQUISES
Discrétion, réserve, confidentialité
Rigueur
Capacités relationnelles, écoute, gestion des émotions
Esprit d’initiative
Sens de l’organisation, de l’anticipation
Disponibilité
Capacité à travailler en équipe
Capacité à travailler à un rythme soutenu
Rapidité
Volonté d’apprendre
Les avantages de l'AP-HP
Description de vos avantages
Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
75% remboursé du Pass Navigo
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 13
Hôpital et/ou site
Hôpital Pitié -Salpêtrière - Paris 13 (GHU Sorbonne)
Service d'affectation
IFSI/IFAS PITIE SALPETRIERE