Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.
Date de parution
25/04/2024
Description du poste
Intitulé du poste
Encadrant(e) secrétaires F/H
Métier
Gestion et administration - Agent de gestion administrative
Type d'emploi
Titulaire ou contractuel
Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires de travail
Forfait. Repos week-end et jours fériés.
Rémunération
entre 2000 et 3000 euros brut et reprise ancienneté pour titulaires
Télétravail
Possibilité de 2 jours de télétravail par mois
Poste à pourvoir
Immédiat
Présentation du service
L’HAD-AP-HP possède la particularité d’intervenir au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Polyvalente et généraliste, elle couvre tous les âges de la vie, tous les modes de prises en charge, à l’exception de la psychiatrie.
La finalité du Département Clinique HAD Adulte est de permettre la prise en charge à domicile des patients adultes éligibles à l’HAD dont l’admission a été préparée par le Département 4.
Le Département Clinique HAD Adulte est une entité de gestion, composée de 16 Unités de Soins. Il travaille en lien étroit avec les autres Département et les Directions fonctionnelles de l’HAD.
Les Unités de soins sont situées dans l’un des hôpitaux suivants : Albert Chenevier, Ambroise Paré, Antoine Béclère, Avicenne, Beaujon, Begin, Necker, Didot, E Roux, Fernand Widal, Jean Verdier, Louis Mourier, Paul Brousse, Pitié Salpêtrière, Saint-Louis et Tenon. Ces 16 Unités de Soins sont regroupées en 3 secteurs : Sud, Nord-Ouest et Nord-Est.
En parallèle existent Une unité PALLIDOM, spécialisée sur les soins palliatifs, et équipe dite « de renfort ».
Le département comprend une trentaine de secrétaires réparties sur ces Unités de Soins, le plus souvent en binômes.
Vos missions
MISSIONS PRINCIPALES
· Organiser l’activité, manager et animer l’ensemble de l’équipe de secrétaires des unités de soins
· Assurer la continuité de la réponse des secrétariats des unités de soins, veiller à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies par l’équipe de secrétaires
· Coordonner les moyens en veillant à l’efficacité et à la qualité du secrétariat des unités de soins
ACTIVITÉS
Management des Ressources Humaines
· Gestion directe et encadrement de l’équipe de secrétaires
· Gestion et répartition des moyens et ressources humaines
· Planification journalière et hebdomadaire des moyens au regard de l’activité, contrôle et reporting au Cadre administratif du département
· Recrutement des secrétaires en cas de besoin, organisation et suivi de l’accueil des nouveaux recrutés
· Identification des besoins en formation suivi de l’évaluation des résultats (avec plan de formation)
Contrôle qualité
· Supervision de la qualité de l’activité de secrétariat sur les unités de soins, dont suivi de la prestation « facturation Idel » en collaboration avec le service Economat / Finances de l’HAD
MISSIONS SPÉCIFIQUES
· Conseille la cheffe de département et les cadres paramédicale et administratif du département sur les choix et les projets propres au secrétariat d’US
· Participe au développement et à la valorisation de l’HAD par diverses missions et projets, dont aide au déploiement du nouveau Dossier Patient Informatisé (DPI)
Profil recherché
• Expérience confirmée dans un poste où les qualités et savoirs faires sus mentionnés ont pu être développés. Une expérience en gestion RH est un plus.
• Poste à pourvoir ouvert aux titulaires et contractuelles
• Permis de conduire
SAVOIR-FAIRE :
• Connaissance / pratique fluide de la bureautique sous Windows (Word, Excel, )
• Connaitre le métier de secrétaire, de préférence en milieu hospitalier ou en milieu médical
• Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives
• Animer et mobiliser une équipe autour des projets variés
• Organiser et animer des réunions
• Fixer des objectifs et évaluer les résultats
• Traiter et résoudre les situations conflictuelles
QUALITÉS REQUISES :
• Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
• Aptitude relationnelle, diplomatie, capacité de négociation, aptitude à la communication et à l'écoute
• Capacité d'organisation (analyse des situations, discernement des priorités)
• Esprit d'initiative, méthode, rigueur
• Esprit de synthèse et discernement
• Respect des procédures et de la hiérarchie
• Equité et maitrise de soi
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel
Les avantages de l'AP-HP
Description de vos avantages
MOYENS LOGISTIQUES MIS À DISPOSITION :
· Smartphone
· PC portable
· Véhicule de service du département à disposition
Poste basé au siège de l’HAD (14 rue Vésale 75005), avec des déplacements réguliers sur les unités de soins
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 5
Hôpital et/ou site
Hospitalisation à domicile (HAD)
Service d'affectation
Vésale