Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Paris (16ème arrondissement), l'hôpital Sainte-Périne est spécialisé dans la prise en charge des poly pathologies liées au grand âge tout au long du parcours de soins (consultations, HDJ, équipe mobile externe, gériatrie aigüe, SMR, SLD), avec une unité cognitivo-comportementale et de psychiatrie de la personne âgée. Il dispose d'un service de soins palliatifs-soins de support, d'une unité de soins prolongés complexes, d'un plateau complet de rééducation et d'une équipe d'animation.
Date de parution
26/04/2024
Description du poste
Intitulé du poste
Secrétaire de Direction F/H
Métier
Gestion et administration - Secrétaire
Type d'emploi
Titulaire ou contractuel
Quotité de temps de travail
Temps plein
Horaires de travail
A définir sur une plage horaire entre 08h30 et 17h30
Poste à pourvoir
Immédiat
Présentation du service
- Direction du site Sainte-Périne
- Directeur référent du DMU médecine territoires gériatrie
Composition de l’équipe :
- 1 assistante de direction
Horaires :
Du lundi au vendredi : en 07h30 – Repos les week-end et jours fériés
Amplitude horaire : A définir sur une plage horaire entre 08h30 et 17h30
Particularités du poste :
Travail en collaboration étroite avec l’autre assistante en charge du secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales
Vos missions
- Gestion de l’agenda, organisation des réunions, des rendez-vous, des déplacements, des appels téléphoniques et de l’accueil physique
- Traitement et suivi du courrier
- Travaux de secrétariat : frappe de notes, mise en forme de courriers, corrections aux projets de procès-verbaux du CHSCT dactylographiés par un prestataire de service
- Organisation et suivi de la planification des réunions techniques, aide à l’élaboration des ordres du jour, rédaction des comptes rendus du comité de liaison
- Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes-rendus et participation au comité de liaison de l’hôpital Sainte-Périne
- Vérification des documents à la signature du Directeur
- Traitement et transmission des notes de service, des notes d’informations et autres documents
- Archivage et classement des documents
- Gestion des plannings des salles de réunions et des véhicules de service
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
- Elaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site
- Appui pour l’organisation des cérémonies ou visites institutionnelles, établissement des listes d’invités, contrôle de l’organisation des prestations logistiques
- Coordination de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l’ordre du jour, mise à jour de l’arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, etc.
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent
Expérience requise :
- Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée
- Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales
Connaissances particulières :
- Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
- Application doodle pour l'organisation des réunions
- SAP (commande)
- Outils de Visio/audio conférence : Skype, zoom…
Qualités professionnelles requises :
- Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
- Capacité d'adaptation
- Anticipation et sens de l'initiative
- Autonomie
- Rigueur
- Sens de l'accueil
- Dynamisme et efficacité
- Réactivité et disponibilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage, etc.)
- Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)
Les avantages de l'AP-HP
Description de vos avantages
Les avantages de l'AP-HP :
Avantages liés au statut et à la fonction :
- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)
Aide à l'installation et au logement :
- Aide à l’installation (jusqu’à 1000 € versés par l’AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires
Avantages sociaux :
- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en crèche selon disponibilités
- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente
- Accès à l’espace détente : séances de relaxation…
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 16
Hôpital et/ou site
Hôpital Sainte-Périne - Paris 16 (GHU Saclay)
Service d'affectation
Direction de site