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Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Secrétaire F/H
Titulaire ou CDI
Le Service Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers a pour mission de définir et mettre en œuvre la politique relative à la gestion des biens immobiliers du Domaine Privé de l’AP-HP.Le service contribue, parallèlement aux objectifs d’optimisation de l’occupation des parcs de logements des sites hospitaliers et de son domaine privé, à la valorisation du patrimoine par son engagement dans la révision de situations complexes, anormales ou décalées.Il participe activement au développement des recettes de la DNA (baux commerciaux, gestion des prêts et emprunts, etc.).
COMPOSITION DE L’EQUIPELe Service Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers(SLGAI) comporte 3 sous-ensembles : Stratégie Logement Pôle Pilotage Juridique des Engagements Pôle Gestion des Actifs Immobiliers
Missions Générales - Liste non exhaustiveRattaché(e) à la directrice Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers, vous avez pour principale mission, la prise en charge de la gestion administrative de la direction.A ce titre, vous êtes en charge de : L’assistanat de la directrice du pôle, son adjointe (responsable du pôle pilotage juridique des engagements), la responsable du pôle gestion des actifs immobiliers et la chargée de stratégie de l’offre de logement, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, etc.) L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes La gestion du courrier entrant / sortant (scan, référencements etc.) et le suivi des réclamations La prise en charge des aspects logistiques de la direction (commande et gestion du stock des fournituresbureautiques, photocopieur etc.), des demandes d’accès informatiques,. L’enregistrement de demandes d’achat et la justification des services faits Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives au service et à la gestion du parc ; Classer et archiver les documents en lien avec le service des archives La constitution de dossiers, préparation de supports (powerpoint, notre d’arbitrage,…) en lien avec l’activité, la participation, le cas échéant, à des réunions et préparation des CR, la préparation de tableau excel de synthèse, la mise à jour de la liste du patrimoine et sa diffusion L’assistance à la déclinaison organisationnelle des projets de transformation du service La préparation et coordination des sujets de communication (du service, de nouvelles offres logements,..) et des évolutions IT du service
Savoir-faire requisFormations et/ou Qualifications : Formation supérieure BAC+2 en assistanat de direction ou assistanat de gestion Expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire Rigoureux·euse et organisé·e, vous savez faire preuve de méthode et avez le sens des priorités Compétences opérationnelles Très bonne maîtrise des outils bureautiques : logiciels Word - Excel - PowerPoint sous Windows Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail Capacité à prendre des initiatives Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence Le goût pour la communicationCompétences relationnelles Doté·e d'un excellent sens du relationnel Discrétion Autonomie Capacité à travailler en équipe Capacité d'anticipation et d'adaptation Force de proposition
Forfait cadre sur des horaires administratifs
Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
Un accès aux formations internes (formations métiers, management…),
19 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés;
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
France, Ile-de-France, Paris (75)
Paris 12
Siège de l'AP-HP
DRH APHP – SLGAI Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers