Assistante de direction du Directeur général F/H

Le cabinet du directeur général exerce les missions que lui confie le directeur général. Il lui est directement rattaché et intervient à plusieurs titres :

• La préparation des dossiers de réunions du directeur général et de ses rendez-vous, la validation des courriers proposés à sa signature, la préparation des éléments de langage de ses discours
• L’organisation de certains comités et instances
• La gestion de dossiers spécifiques
• La coordination de l’information des directions fonctionnelles

L’ensemble de ces activités est assuré en interaction continue avec les directeurs généraux adjoints, les directeurs délégués auprès du Directeur général, les directions fonctionnelles et les directions des groupes hospitaliers, des hôpitaux hors GH et des PIC.

Lien avec les collectivités, les tutelles, le parlement.

COMPOSITION DE L’EQUIPE

Le cabinet du directeur général rassemble une cheffe de cabinet et son adjointe, les deux assistantes du Directeur général.

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

• Le Directeur général
• La cheffe de cabinet

FONCTIONNELLES

• Les directeurs généraux adjoints
• Les directeurs délégués auprès du Directeur général
• La cheffe de cabinet adjointe
• Les directions fonctionnelles du Siège, les directions des groupes hospitaliers, des hôpitaux hors GH et des PIC
• Les partenaires institutionnels internes et externes

Les ministères, collectivités locales et autres administrations

Missions principales détaillées :

- Gestion d’agendas complexes,

- Accueil des visiteurs,

- Traitement des appels téléphoniques et des courriels,

-  Planifications des rendez-vous et des réunions, organisation des visioconférences,

- Organisation de réunions de travail du Directeur général et de la cheffe de cabinet,

- Préparation des dossiers de réunion en lien avec la cheffe de cabinet du Directeur général,

- Mise en forme de courriers

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
Capacités rédactionnelles
Capacités organisationnelles
Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Bonne connaissance de l'AP-HP et du fonctionnement du siège
- Pratique de l'agenda partagé Outlook – Connaissance de l'utilisation des divers modes de visioconférence
- Grande connaissance de l'organisation et du fonctionnement des hôpitaux et du Siège

PRE-REQUIS
Avoir assuré des fonctions de secrétariat de direction

QUALITES REQUISES

- Sens des responsabilités et de la confidentialité,
- Rigueur et méthode dans l'organisation du travail,
- Fortes qualités relationnelles,
- Polyvalence,
- Réactivité