Assistante Médico-Administrative - secrétariat F/H
Description du poste
Présentation de la structure
Le groupe hospitalier AP-HP. Sorbonne Université est composé de 7 sites : Charles Foix, La Roche-Guyon, Pitié-Salpêtrière, Saint-Antoine, Tenon, Trousseau, Rothschild.
Le DMU « DREAM » est représenté sur 4 sites du GH. Son activité est centrée sur la prise en charge péri-opératoire des patients au sein de différents plateaux techniques : consultations, blocs opératoires, UCA, SSPI, USC, réanimations.
Le Site Trousseau se compose notamment de 10 lits de réanimation dédiés aux enfants brûlés, 10 lits de soins continus et 26 emplacements de SSPI pédiatrique et adulte.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
· Liaisons hiérarchiques :
o Cadre administrative du DMU DREAM
o Coordinatrice des AMA
· Liaisons fonctionnelles :
o La Cheffe de service, Pr Isabelle CONSTANT
o La responsable médicale de la consultation d'anesthésie / Le responsable de l'unité fonctionnelle UCA
o La cadre supérieure de santé
o Les cadres de santé
o Les personnels médicaux et paramédicaux
o Les services techniques, administratifs et logistiques
o Les directions du groupe hospitalier
Mission générale :
L'AMA est membre de l'équipe du secrétariat et participe à ce titre à l'ensemble des activités des services de Consultation d'Anesthésie et d'UCA. Elle participe à l'accueil et à l'information des familles et contribue au bon fonctionnement des activités médicales et paramédicales.
Missions permanentes - Pour la Consultation d'Anesthésie Pédiatrique :
o Assurer l'accueil téléphonique et physique.
o Planifier les rendez-vous (urgents et programmés) dans Orbis Agenda.
o Saisir le codage de l'activité externe dans Orbis et le codage des consultations au lit.
o Préparer les dossiers d'anesthésie pour les consultations.
o Assurer le suivi des examens complémentaires demandés.
o Collaborer avec les secrétariats de chirurgie pour la gestion des dossiers.
o Préparer les staffs médicaux.
o Assurer la reprographie de documents et le réassort des fournitures.
Missions permanentes - Pour l'Unité de Chirurgie Ambulatoire (UCA) :
o Assurer l'accueil téléphonique et physique.
o Gérer les hospitalisations de jour (HDJ) à la demande des services de chirurgie.
o Préparer et envoyer les convocations, et assurer la prise de rendez-vous pour les consultations d'anesthésie si nécessaire.
o Fixer les rendez-vous post-opératoires dans Orbis Agenda.
o Effectuer les demandes de pré-admissions.
o Assurer la programmation des blocs dans Orbis Bloc (pour certaines spécialités).
o Récupérer les dossiers médicaux pour les HDJ et les staffs.
o Participer aux staffs.
o Gérer les moyens logistiques spécifiques et l'affichage au sein de l'unité.
Missions transversales et spécifiques :
o Participer à l'amélioration des procédures organisationnelles.
o Assurer divers travaux de secrétariat à la demande de l'encadrement.
o Assurer la continuité du secrétariat du département pendant l'absence d'une collègue et gérer les demandes urgentes.
Savoir-faire requis :
o Communiquer et savoir accueillir.
o Gérer les priorités.
o Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
o Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations.
o Organiser et classer les données.
o Utiliser les outils informatiques (logiciels métier Orbis, suite bureautique).
Connaissances associées :
o Réglementation du dossier patient et droits des patients.
o Principes de classement, d'archivage et de gestion électronique des dossiers.
o Maîtrise du traitement de texte et des logiciels : Word, Excel, PowerPoint.
Qualités requises
· Sens du contact et de la communication.
· Esprit d'initiative, polyvalence, disponibilité.
· Travail avec ordre et méthode.
· Esprit d'équipe.
· Calme, pondération, discrétion professionnelle.
· Ponctualité.
Pré-requis : Diplôme de niveau Bac recommandé (médico-social apprécié) ou équivalence.
Expérience en secrétariat, médico-administratif ou en milieu hospitalier souhaitée.
📌 Statut & rémunération :
Primes de service (versées en juin et décembre) pour les stagiaires et titulaires
Supplément familial de traitement pour les agents avec enfants à charge
Accès à des formations professionnelles au sein du GHU
🚇 Mobilité & accès :
Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité durable
Possibilité de parking et stationnement vélos
🍽️ Vie au travail :
Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
Prestations AGOSPAP (comité d’entreprise) : loisirs, culture, vacances à prix réduit
Plateforme HOPTISOINS : réductions chez de nombreux partenaires (courses, bien-être, etc.)
Accès aux chèques emploi service CESU AP-HP pour services à la personne