Assistant(e) de direction au sein de la DRCI F/H
Description du poste
La Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation (DRCI) de l’AP-HP
La Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation (DRCI) est chargée de piloter l’ensemble des projets de recherche et d’innovation et d’allouer les ressources nécessaires à leur mise en œuvre en garantissant le respect des bonnes pratiques cliniques et la sécurité des patients. Elle favorise et accompagne le développement de l’activité de recherche de l’AP-HP.
Elle vise à enrichir l’offre de services des plateformes technologiques de l’AP-HP pour développer de nouveaux programmes de recherche innovants, notamment en partenariats avec les acteurs académiques et industriels.
L’équipe de direction de la DRCI
La DRCI est dirigée par un Directeur, Milan LAZAREVIC, appuyé par son adjoint Quentin DEMANET :
- Pilotage stratégique, Quentin DEMANET
- Talents et attractivité, Sorya LANFRANCHI
- Finances et plateformes technologiques, Florence BAGUET
- Promotion, Serge BUREAU
- Partenariats et expertises, Lauren DEMERVILLE
- Transfert et Innovation, Tara DUONG
- Transformation et management de la qualité, Diane MARTINEZ
- Relations avec les universités et les organismes de recherche, Erik DOMAIN et Noa BACH
Hiérarchique : L’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de la DRCI et de son adjoint.
Fonctionnelles :
- l’encadrement des pôles, secteurs et unités de recherche clinique de la DRCI ;
- les directions recherche et innovations des groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l’AP-HP ;
- le cabinet du directeur général et ensemble des directions du siège de l’AP-HP et ;
- les porteurs médicaux.
L’assistant(e) de direction assure en binôme le secrétariat du Directeur de la DRCI et de 3 pôles. Il /elle assure également le secrétariat des instances de la recherche dont la Commission Recherche et Innovation centrale.
Missions
Ø Pour l’ensemble de la DRCI :
o Accueil (téléphonique et physique), gestion des messages électroniques et du courrier postal, gestion des répertoires partagés et de l’archivage des documents numérisés, commandes logistiques et suivi local de l’intendance de la DRCI (site Saint-Louis).
o Gestion et préparation logistique des réunions de direction, planification des réunions régulières avec le Directeur de la DRCI, des réunions bimestrielles et des conférences stratégiques des URC.
o Gestion du tableau des congés des membres du comité de direction, du tableau de réservation des 3 salles de la DRCI ainsi que des différents listings des référents administratifs et médicaux interlocuteurs de la DRCI.
Ø Au titre des directeurs dont il/elle a la charge :
o Gestion de l’agenda, des parapheurs, du processus de signature électronique pour certains documents, de la logistique des réservations de salles et des réunions des directeurs.
o Gestion des remboursements de frais divers, des déplacements et visites avec tenue du registre.
Ø En matière événementiel :
o Appui logistique à l’organisation des événements de la DRCI (Séminaire de Direction, Séminaire des référents recherche, réunions d’informations, etc.) et relai des communications institutionnelles.
Ce poste nécessite une première expérience réussie en qualité d'assistant(e) de direction. Il requiert qualités relationnelles, rigueur, sérieux et grande organisation professionnelle (respect des délais). Une connaissance de l'organisation hospitalière ou de l'organisation de la recherche clinique serait appréciée.
Savoir-faire requis
• Maîtrise de la suite Microsoft
• Capacité à optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Sens de l'organisation et du classement
• Discrétion professionnelle et discernement
• Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles
• Esprit d'équipe, savoir être, polyvalence, dynamisme et maîtrise de soi
Formation et expérience
• Niveau Bac/BTS assistant de direction