Assistante de Direction - DRH pour le 01/12/25 F/H

Présentation de la Direction des ressources humaines du GHU

Sous la responsabilité de la DRH du GHU APHP Centre Université Paris Cité, l’équipe se compose comme suit :

• 1 DRH de Groupe en transversal, qui assure la définition, la coordination et la mise en œuvre de la stratégie en matière de ressources humaines non médicales ;
• 4 DRH adjoints ;
• 3 Attachés d’administration hospitalière adjoints aux DRH de sites,
• 1 Département en charge des Relations sociales,
• 1 département Contrôle de gestion sociale (PM + PNM),
• 1 Département Gestion carrière paie,
• 1 Département Gestion du temps de travail,
• 1 Département Gestion de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail,
• 1 Département Formation continue et développement des compétences,
• 1 Secteur Petite enfance regroupant l’ensemble des crèches du GHU

Position dans la structure :

- Liens hiérarchiques directs (N+1) :

• Le Directeur des Ressources Humaines de l’hôpital européen Georges Pompidou
• L’adjointe au DRH

- Liens fonctionnels :

• L’ensemble de l’équipe de la Direction des ressources humaines de l’hôpital européen Georges Pompidou
• Le DRH du GHU APHP. Centre-Université Paris Cité
• La Directrice de l’hôpital européen Georges Pompidou
• Les cadres de la Direction des soins et des directions fonctionnelles
• Les exécutifs de DMU
• Les représentants du personnel

Missions permanentes :

Missions accueil, gestion de l’agenda et documentaire, organisation de réunions :

- Gestion des agendas du Directeur des ressources humaines et de son adjointe,

- Accueil physique et téléphonique,

- Planification et organisation logistique de réunions,

- Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentations powerpoint),

- Enregistrement du courrier (Départ / Arrivée et Suivi),

- Répartition du courrier aux différents interlocuteurs de la DRH,

- Gestion des déplacements du DRH et des cadres de la DRH (ordres de mission, réservation de billet train, etc…),

- Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l’intranet du GHU,

- Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction (organigramme, annuaire, papier en tête...).

Missions en appui des différents secteurs de la DRH :

- Publication des fiches de postes sur Talentsoft,

- Gestion des préavis de grève en l’absence de la chargée des relations sociales (envoi des préavis et des tableaux de recensement des grévistes à l’encadrement),

- Aide à la préparation des commissions de sélection,

- Préparation des arrêtés de télétravail,

- Rédaction et diffusion des avis de décès,

- Aide à la gestion de la bulle :

· Demande de devis

· Gestion des demandes d’achat

· Enregistrement et annulation des créneaux sur la plateforme

· Gestion des factures

· Réponses aux sollicitations des agents (proposer une autre activité, valider le choix des activités, faire des réclamations…)

· Mise à jour de la brochure d’information

· Suivi budgétaire (fréquence semestrielle)

· Aide à la réalisation du rapport d’activité (fréquence annuelle).

Missions en lien avec le suivi du plan d’équipement et la gestion des achats

- Coordination des commandes prévues dans le cadre du plan d’équipement annuel de la DRH :

· Gestion et demandes d’achats auprès des services techniques et logistiques (fournitures de bureau, petit matériel, gerbes commémoratives, etc).

Missions ponctuelles :

- Intérim de l’assistante de direction de la Direction des soins (DSAP) pendant les périodes de congés (travail en binôme).

Connaissances particulières requises :
- Maitrise de logiciels : SAP, Gestime et pratique du pack office Outlook, Word, Excel, Power Point

Qualités requises :
- Rigueur et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et de synthèse,
- Discrétion professionnelle,
- Réactivité et capacité d'adaptation,
- Capacité à travailler en équipe, et en transversal.

La connaissance de l'AP-HP ou du moins du fonctionnement d'un établissement public de santé serait un plus.

Secrétariat et gestion administrative.
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Avantages liés au statut et à la fonction

Prime de service réservée aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Avantages sociaux

Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

Place en crèche selon disponibilités

Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…), de vacances à tarifs préférentiels& diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

Supplément Familial de Traitement (SFT) pour les parents avec enfant(s) à charge

Accès à une offre de formation continue conséquente

Accès à l’espace détente La Bulle : séances de relaxation, yoga, pilates, shiatsu…

Aide à l’installation et au logement

Prime d'installation sous conditions : 2185,37 € bruts

Aide à l’installation : jusqu’à 1000 € nets versés par l’Agospap sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent