Assistante de direction F/H

La Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de l’Expérience patients (DQGREP) comprend différents secteurs :

• Expérience Patients (Relations avec les usagers, Droits du patient, Associations, Représentants des Usagers, Partenariat patient et Cultes)
• Qualité et Gestion des Risques
• Service Social Hospitalier
• Archives médicales
• Standard et Accueils

Environ 400 professionnels la composent.

Deux assistantes de directions travaillent au sein de cette direction :

• Une assistante de direction basée à Saint-Antoine en charge des secteurs Qualité, Gestion des Risques, Services Supports ;
• Une assistante de direction basée à la Pitié-Salpêtrière en charge des secteurs Expérience Patients et Service Social des Patients (concernée par cette fiche de poste)

Missions générales :

Au sein d'une équipe extrêmement dynamique et accueillante :

• Assister le Directeur Adjoint et coordonner les secteurs Service Social et Expérience Patients : agenda, suivi des demandes et des mails, gestion de l'archivage réseau, etc.
• Assurer, en binôme avec l’assistante de direction située à Saint-Antoine, le secrétariat de la DQGREP à l’échelle du GH : gestion administrative du recrutements des cadres, suivi des congés, organisation des réunions, demandes d'intervention, etc.

Les différents secteurs ont de nombreuses missions menées en commun, les deux assistantes sont donc amenées à partager certaines missions ; leur répartition entre les secteurs n’est donc pas parfaitement stricte. Les deux assistantes se remplacent mutuellement sur leurs missions lors des congés.

Les déplacements en-dehors de l’hôpital d’affectation (Pitié-Salpêtrière) sont exceptionnels mais ne sont pas à exclure en cas de besoin (période de certification des hôpitaux, formations, rencontres avec les interlocuteurs, etc.).

Missions liées à la localisation du poste à la Pitié-Salpêtrière

Le bureau de l'assistante étant situé à la Pitié-Salpêtrière, il est attendu de l'assistante qu'elle prenne part aux activité de la direction dans cet établissement : accueil physique des agents ou des usagers, gestion des réservations des salles de réunion, gestion des commandes, etc.

- Savoir prioriser des tâches et élaborer un planning de travail ;
- Savoir accueillir et orienter des personnes ;
- Savoir définir et utiliser un plan de classement et d’archivage ;
- Maîtriser les outils informatiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Skype, Zoom, Sharepoint, etc. Une bonne connaissance des logiciels institutionnels est un plus (Orbis, Gestime, Saphir, SMAX, SAP, Intranet, etc.) ;
- Une bonne connaissance du milieu hospitalier est un plus

- Qualités rédactionnelles (esprit de synthèse, bonne maitrise de l’orthographe et de la syntaxe)
- Qualités relationnelles et esprit d’équipe
- Autonomie, prise d’initiatives et réactivité
- Rigueur et qualités organisationnelles
- Discrétion et Respect de la confidentialité