HEGP Secrétaire du service social F/H

CDD - Secrétaire du service social à l'HEGP

PRESENTATION DE L’EQUIPE DE SERVICE SOCIAL AUX PATIENTS DE L’HEGP :

• 1 responsable du service social aux patients de l’HEGP
• 20 assistant.e.s socio-éducatif.ve.s
• 4 secrétaires de service social

LIAISONS HIERARCHIQUES :

• Directrice de la qualité APHP-CUP : Mme FINKELSTEIN Pascale
• Coordinatrice SSH APHP-CUP (N+2) : poste vacant
• Responsable du service social de l’HEGP (N+1) : Mme DRION Jessie

LIAISONS FONCTIONNELLES :

• Les assistant(e)s de service social et les secrétaires de l’équipe
• Les équipes médicales et paramédicales des services
• Les services administratifs intra (Frais de séjour, admissions, traitements externes...)
• Les services sociaux, structures sanitaires et sociales extrahospitalières

Mission générale :

La secrétaire de service social participe aux missions du service public hospitalier en tant que membre de l'équipe pluridisciplinaire et de ce fait à l'élaboration, la mise en œuvre et l'évaluation du projet de service.

Missions permanentes :

Accueil téléphonique et physique des malades, de leur entourage et orientation vers les personnes concernées.
Prise et transmission des messages.
Prise de contact avec différents organismes (mutuelles, établissements, …).
Prendre les appels téléphoniques des assistant(e)s de service social absent(e)s ou en RDV. En cas d’absence, filtrer les appels et transmissions à l’assistant(e) de service social de remplacement.
Ouverture administrative des Dossiers sociaux (CDR, recherches de patients, transmissions Orbis) et inscription des transmissions au dossier social informatisé.
Suivi de tableaux de bord sur Via Trajectoire, relances auprès des établissements, surveillance des recherches en cours et annulations en collaboration avec l’assistant socio-éducatif.
Frappe de courriers, frappe de rapports sociaux et autres documents.
Photocopies, envoi de courriers, envoi de fax, scan de documents et envoi aux assistant(e)s de service social ou aux organismes partenaires.
Recherches d’informations de tout ordre (internet, recherches mutuelles, législations, …).
Aide à la constitution des dossiers aide sociale, A.P.A., PUMA, CSS, AME, MDPH, etc…

Demande par courrier ou téléphone de diverses pièces administratives (ex : acte naissance, avis d’imposition, etc…)

Saisie des actes effectués et scan de documents dans ORBIS

Missions ponctuelles :

Participation aux réunions du Service Social, réservation de salles de réunion, envoi avis de réunion et prise de notes pour les relevés de décisions
Remplacement des collègues secrétaires en congés
Suivi des demandes de protection juridique : tableau mis à jour et relances auprès des Tribunaux Judiciaires et de proximité en lien avec ASE
Traitement des archives sociales en lien avec la responsable du service social et une autre secrétaire sociale
Saisie de congés dans Gestime (suppléant)
Statistiques secrétariat social et PMSI
Commandes de fournitures, tampons encreurs, masques, gel hydro alcoolique.
Réception des documents à transmettre aux Assistants Sociaux. Sous couvert du cadre.
Participation à la démarche qualité de l’Etablissement.
Organisation des remplacements d’absences inopinées des ASE en lien avec la cadre du service.
Participation aux groupes de travail proposés au sein de l’HEGP, HUPO, APHP, …

Missions spécifiques :

Mise en place du protocole de suivi des demandes de protection juridique faites par le service social de Corentin Celton en lien avec les assistantes sociales, la secrétaire et l’encadrement de proximité.

Moyens mis à disposition :

Téléphone, fax, imprimante, photocopieur, ordinateur, scanner.
Logiciels : Via Trajectoire, Orbis, SAP, CDR, Outlook, Word, Excel, Power point, Internet

PRE-REQUIS – DIPLOMES

Formation en secrétariat et gestion administrative.
Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s'adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs.
Recevoir, collecter, traiter et transmettre l'information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité.
Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels : Word et Excel ; Powerpoint).
Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire / Utiliser et maîtriser les techniques de communication.
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d'activité...).
Travailler en équipe

Avantages :

• Possibilité de logement à loyer attractif
• Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
• Places en crèche disponibles
• Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès
• Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU

Règlement intérieur de l’APHP :

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.

Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l'activité : Risques ergonomiques liés à l’écran cathodique et risques de troubles musculosquelettiques.

Mesures de prévention prises face à ces risques :

• Surveillance médicale ophtalmologique
• Utilisation de matériels ergonomiques