Gestionnaire administrative Secteur travaux maintenance F/H

La Direction des investissements et de la maintenance a pour mission de conduire la politique patrimoniale du groupe hospitalier, pour les volets Equipements, Travaux et Maintenance, dans le cadre du plan stratégique de l’AP-HP.
Elle rassemble la Direction des travaux, de la maintenance et des équipements du GH dont les services techniques, les ateliers biomédicaux, la sécurité incendie et le Département Administratif Travaux et Equipements.

Elle élabore, négocie, planifie, réalise et pilote l’ensemble des dossiers portant sur l’investissement et la maintenance du parc d'équipement et du patrimoine immobilier.
Elle met en œuvre la politique institutionnelle de sureté de fonctionnement, de maintenance et de prévention des risques techniques et sanitaires, notamment vis-à-vis des rayonnements ionisants, légionnelles, amiante, incendie, etc.

Missions générales :

o Assurer la gestion administrative et comptable des dépenses d’exploitation (marchés d’entretien) du secteur ouest.

Missions permanentes :

o Saisir les commandes, dans le respect des règles, procédures de la comptabilité publique sur SAP en s’assurant que toutes les informations requises sont mentionnées sur les demandes,
o Transmettre les bons de commandes aux différents interlocuteurs et s’assurer de leur réception,
o Assurer le traitement (service fait) et l’envoi des factures au vérificateur pour vérifications/révisions puis au service facturier pour mise en paiement,
o Gérer la dématérialisation des commandes et des factures,
o Traiter les rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs,
o Effectuer les relances de facturation auprès des fournisseurs,
o Assurer le bon fonctionnement de la clôture budgétaire annuelle,
o Suivre les délais de paiement,
o Rédiger des courriels associés à l’activité du gestionnaire,
o Répondre aux appels téléphoniques et mails des différents interlocuteurs (ingénieurs, techniciens, cadres, service facturier, fournisseurs…),

Missions ponctuelles ou spécifiques :

o Assurer la polyvalence avec les gestionnaires du même secteur (hors opérations de grands travaux);
o Participer à l’établissement et à la mise à jour de procédures.

Savoir-faire requis :

o Esprit d'équipe, polyvalence
o Organisation et méthode
o Sens du dialogue et des Relations Humaines
o Rigueur et discrétion professionnelle
o Autonomie et sens des priorités

Connaissances associées :

o Connaissance des principes de la comptabilité publique
o Connaissances sur les procédures d'achats et les marchés publics
o Maîtrise de NSI GESTION SAP souhaitée
o Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word…)

• Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

• Place en crèche selon disponibilités

• Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
  Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

• Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

• Accès à une offre de formation continue conséquente