Assistante de Direction - secrétariat F/H

ACHAT est l'une des deux centrales d'achat de I'AP-HP.

Sa mission est de mettre à disposition des GH, des PIC et des Directions du Siège des accords-cadres ou des marchés centraux pour l'achat de fournitures hôtelières et d'équipements, de produits alimentaires, de prestation de services, de travaux hors programmes de constructions neuves.

Son activité se déploie selon un triple processus :

- L’expression des besoins

- La passation des accords-cadres ou des marchés

- Le suivi d'exécution des contrats

ACHAT est certifié ISO 9001 et s'engage à :

- Garantir la régularité juridique des contrats conclus,

- Respecter les délais réglementaires ou contractuels,

- Assurer l'efficacité économique des achats,

- Être réactif et à l'écoute de ses clients,

- Développer une politique d'achat écoresponsable et favorisant l'insertion sociale.

ACHAT a un portefeuille d'achats segmenté en 3 familles :

— Les Marchés de Fournitures, services et Equipements en Hôtellerie et Restauration — Les Marchés de Prestations de Service

— Les Marchés de Travaux

Assurer le travail de secrétariat du SFEHR et de la DPDA (Directeurs, Responsables, Acheteurs, Juristes-Marchés, éventuels stagiaires) et prendre en Charge des missions transversales de coordination pour l'ensemble des équipes du PIC ACHAT, notamment le remplacement de l’assistante de direction générale du PIC Achat en cas d’absence.

Missions permanentes

- Accueil des visiteurs, réception et filtrage des appels téléphoniques

- Référent administratif

- Référent informatique : liaison avec le service informatique

- Mise à jour des agendas et respect des délais et du suivi des parapheurs

- Traitement du courrier entrant et sortant : tri, classement, copie, mise à jour des registres (chronos)

- Suivi des congés

- Tenue du tableau de service (présence/absence), pré-traitement des demandes de congés en fonction des règles du département, préparation des documents à faire signer, classement, etc..)

- Traitement du courrier entrant et sortant : tri, classement, copie, mise à jour des registres (chronos)

- Fiches et tableaux divers de contrôle du département,

- Fiches d'écart reçus en regard du Système de Management de la Qualité (SMQ) d'ACHAT

- Courriers divers (Prises de note, envoi ou transmission, reprographie le cas échéant), principalement :

- Notes, lettres, comptes rendus ,

- Courriers post CDT (Commission de Transparence) ou CCP (Commission des Contrats Publics),

- Notification de marchés ou avenants aux fournisseurs

- Transmission par mail de la notification interne du marché au client

- Circuit de validation des documents, notamment relatifs à une consultation de bout en bout

- Mettre en parapheur

- Contrôler la présentation des pièces

- Assurer la circulation des documents pour signature

- Enregistrer les éléments correspondant dans le chrono du département

- Gestion de la transmission

- Dossiers CDT et CCP

- Coordination de la planification des commissions de transparence correspondant aux besoins du service en lien avec le secrétariat des CDT attaché à la direction d'ACHAT

- Aide à la préparation

- Reprographie

- Transmission

- Liaweb, SAP, Place (ou équivalent) :

o contrôles élémentaires de cohérence (ex : s'assurer de la complétude des informations relatives aux titulaires de marché dans ces systèmes, enregistrement des informations et relance le cas échéant

Référent logistique du département :

- Gestion des conditions matérielles de travail

- Commandes des fournitures de bureau

- Organisation et suivi d'éventuels déménagements en lien avec les acteurs concernés

- Classements divers

- Archivage

Cette liste est non- exhaustive

- Accueil téléphonique
- Bonne maitrise logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams
- Maîtrise d'internet et de l'utilisation des messageries électroniques
- Connaissance de SAP
- Formation secrétariat et/ou expérience d'au moins deux ans sur un poste de secrétariat ou de gestionnaire économat,
- Discrétion et confidentialité, sens des relations professionnelles et du travail en équipe
- Probité et sens du service public
- Rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'initiative
- Disponibilité
- Une formation d'initiation aux marchés publics sera proposée à la prise de poste

Les + AP-HP

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

Un accès aux formations internes (formations métiers, management…),

19 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission

75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.