Expert en gestion du processus de la dépense F/H

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.

Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Ce poste est localisé sur le site de Bicêtre.

Mission générale :

La section « Pilotage de la Dépense Achat » est dédiée à la gestion, au contrôle et à l’optimisation des processus liés aux dépenses d’achat. Elle intervient sur l’ensemble du cycle de la dépense et veille à la fiabilisation des engagements, à la conformité aux règles de la comptabilité publique.

• Contrôle et suivi du processus de la dépense
• Optimisation des délais
• Accompagnement des GH
• Dématérialisation et modernisation des processus

Missions détaillées :

Gestion et diffusion des procédures métier

· Élaborer, formaliser et diffuser les procédures métier achat/approvisionnement en collaboration avec les GH

· Assurer la mise à jour, le suivi et la gestion documentaire des procédures en lien avec les évolutions réglementaires

· Accompagner les GH dans l’application des procédures et leur adaptation aux besoins opérationnels

Participation au dispositif de contrôle interne

· Prendre part au contrôle interne des processus en lien avec la certification des comptes

· Assurer le suivi du respect des circuits et procédures d’approvisionnement et d’engagement des dépenses

· Suivre les plans d’action correctifs dans le cadre du contrôle allégé en partenariat

Suivi et pilotage du processus de la dépense

· Définir et suivre les tableaux de bord relatifs à la gestion de la dépense

· Assurer la production de reportings

Accompagnement des GH

· Accompagner les GH dans le respect des processus achat et dépenses et la mise en place de plans d’optimisation des dépenses

· Appuyer les GH dans la mise en conformité avec les règles de comptabilité publique

· Assurer un support métier aux services pour l’application des bonnes pratiques

Coordination et animation des acteurs de la dépense

· Être un référent du processus de la dépense auprès des différentes parties prenantes : directions centrales acheteuses, services facturiers, direction fonctionnelles…

· Assurer une veille réglementaire et stratégique sur les bonnes pratiques relatives au processus de la dépense

Maîtrise d’ouvrage des projets de modernisation

· Piloter les projets de modernisation du circuit de la dépense (escompte, carte achat…)

· Participer au déploiement de projets d’optimisation de la chaîne de la dépense et à la définition des besoins en vue de la migration SAP pour les achats et la facturation

Relation avec le service facturier (SFACT)

· Collaborer avec le SFACT pour optimiser le traitement des factures en écart

· Superviser la dématérialisation des bons de commande et leur intégration dans SAP

Optimisation et rationalisation des achats

· Identifier et réduire les commandes hors marché en renforçant le respect des circuits d’achat

· Élaborer des stratégies d’optimisation des dépenses et suivre leur mise en œuvre (regroupements de commandes, calendriers de livraison…)

Liste est non-exhaustive

SAVOIR FAIRE REQUIS

Capacités d’analyse et d’interprétation des données financières
Aptitude à piloter des projets de modernisation et de digitalisation des achats

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Connaissance du fonctionnement hospitalier et des finances publiques
Maîtrise des outils de gestion financière et budgétaire (SAP, BI)

SAVOIR ETRE REQUIS

Sens de la relation et du travail en équipe
Esprit de synthèse et rigueur
Force de proposition et capacité d’adaptation

PRE-REQUIS

Diplôme en gestion, finance publique, comptabilité, économie ou administration hospitalière
Expérience en gestion des achats, finances hospitalières ou contrôle interne souhaitée

Les + AP-HP

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

Un accès aux formations internes (formations métiers, management…),

19 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission

75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Pour le personnel du siège : Tickets restaurant à hauteur de 10€ (5.50€ pris en charge par l’ AP-HP)