Assistant(e) de direction F/H

Direction générale
Le Directeur général (DG) de l’AP-HP définit et met en œuvre la stratégie de l’établissement. Il s’appuie sur un directoire à majorité médicale, préside les instances centrales et assure les relations avec les acteurs institutionnels (ministères, ARS, collectivités). Il est assisté par deux directeurs généraux adjoints et deux directeurs délégués.

Projet d’Institut universitaire de chirurgie
Porté par l’AP-HP et les universités franciliennes, ce projet vise la création d’un institut dédié à la formation, la recherche et l’innovation en chirurgie et disciplines interventionnelles. Implanté à Paris (site Broussais), il comprendra deux bâtiments : l’un dédié à la simulation et à l’innovation, l’autre aux activités pratiques avec blocs opératoires et centre du don du corps.

Un groupement d’intérêt public (GIP) sera créé d’ici 2028 pour gérer les activités. L’institut augmentera de plus de 80 % les capacités de formation, avec environ 53 500 passages annuels. Il s’adresse aux étudiants et professionnels de santé, en lien avec des partenaires académiques et industriels.

Le projet pédagogique est piloté par 80 hospitalo-universitaires et soutenu par des partenariats MedTech. Une équipe préfigurative est en place pour structurer l’offre, organiser les formations et préparer l’ouverture prévue en 2027.

Missions générales :

- Assistance opérationnelle à la Direction projet (organisation, coordination, suivi administratif)
- Mise en forme de documents stratégiques
- Appui à la communication interne et externe en lien avec la responsable des partenariats

1. Avant l’ouverture de l’Institut (jusqu’en 2027) :

Assistanat de direction complet :
- Gestion d’agendas complexes et priorisation
- Organisation des réunions (ordres du jour, logistique, accueil)
- Rédaction et mise en forme (notes, synthèses, présentations)
- Gestion documentaire : classement, archivage, diffusion, mise à jour
- Interface avec les partenaires internes et externes
- Organisation des déplacements et des événements (ateliers, comités, visites)
- Support administratif transversal (signatures, conformité des documents)
- Veille et optimisation des processus et de l’organisation
- Production de supports stratégiques et structuration des dossiers

Contribution à la communication :
- Rédaction de contenus et mise à jour des supports
- Publication sur le site web
- Appui à l’organisation d’événements
- Mission spécifique 2026 : rédaction des contenus du site internet

2. Après l’ouverture de l’Institut (à partir de 2027) :

Pilotage du secrétariat de direction et gestion des priorités
- Organisation des instances du GIP
- Gestion du back-office et traitement des sollicitations
- Mise à jour des documents institutionnels
- Suivi administratif des activités et événements
- Coordination quotidienne avec les équipes
- Gestion et mise à jour des espaces documentaires partagés
- Appui à la préparation des visites institutionnelles et partenariales

Communication :

- Rédaction de contenus (actualités, notes, annonces)
- Mise en forme des supports institutionnels
- Valorisation des activités de l’Institut
- Appui à l’organisation d’événements (séminaires, conférences, visites)
- Organisation & coordination :

Gestion documentaire centralisée
- Appui au bon fonctionnement quotidien de l’Institut

Qualités professionnelles requises
• Organisation et rigueur – Capacité à gérer plusieurs agendas, priorités et dossiers simultanément avec précision.

• Proactivité et anticipation – Savoir identifier les besoins de la direction et agir avant que les problèmes n'apparaissent.

• Excellente communication écrite et orale – Rédaction claire, mise en forme professionnelle des documents.

• Discrétion et confidentialité – Respect absolu des informations sensibles et des échanges internes.

• Esprit d'équipe et coordination – Capacité à collaborer efficacement avec l'ensemble des équipes.


Connaissances associées

• Maîtrise des outils bureautiques et de présentation – Word, Excel, PowerPoint, et outils collaboratifs (Teams, Onedrive).
• Principes de communication interne et externe – Rédaction de supports, structuration de messages, mise en forme cohérente avec la charte graphique.
• Techniques d'organisation et gestion administrative – Gestion d'agendas complexes, suivi des réunions,
archivage et classement documentaire.

PRE-REQUIS
Formation : Bac+2 à Bac+5 en assistanat de direction, communication, secrétariat ou gestion administrative. Expérience : 2 à 5 ans minimum sur un poste similaire d'assistanat de direction, idéalement avec un volet communication ou coordination de projet.

Compétences techniques : maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Teams, OneDrive).
Compétences linguistiques : très bonne maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance de l'anglais est un plus.

Savoir-être professionnel : discrétion, rigueur, sens de l'organisation, proactivité et capacité à travailler en équipe.
Expérience : expérience appréciée dans le monde hospitalier ou universitaire (facultés de santé) ou ministériel.

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission

75 % du NAVIGO remboursé

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.