Assistante de direction - Direction des soins F/H

Les locaux sont situés dans le Bâtiment Rivière en rez de chaussée. L’espace est commun à la Direction de l’hôpital et la Direction des soins et activités paramédicales.

Composition de l’équipe:

- Directeur des Soins

- Cadre Supérieur de Santé chargée de missions, responsable du SICS, du recrutement

- Cadre de santé expert en soins

- Cadre de santé Hygiéniste

-Infirmière Hygiéniste

-Cadre de santé de la chambre mortuaire et brancardage

- Assistantes pour l’équipe du SICS (2)

- Assistante de direction (1)

- Assister le directeur des soins de l’hôpital dans l’organisation quotidienne du travail

- Contribuer au bon déroulement des activités du service

- Accueil du public, ainsi que du personnel soignant

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs

- Gestion de l’agenda du Directeur

- Organisation des rendez-vous, planification des réunions

- Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins

- Réception des appels téléphoniques

- Gestion du courrier

- Constitution de dossiers, suivi administratifs des dossiers de recrutement

- Classement et archivages de documents et dossiers numérisés et papier

- Frappe du courrier, de compte-rendu divers, etc.

- Élaboration de supports de communication, mettre en forme et valoriser des supports écrits

- Réservation de salles et installation du matériel nécessaire, prise en charge des aspects logistiques pour l’organisation des réunions de la DSAP site ou GHU

- Contribution à l’organisation de prestations d’accueil pour des publics hospitaliers

- Gestion des stocks de fournitures de bureau

- Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site

- Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS Equipe des Moyens de suppléance de la DSAP

- Conception de supports de communication de la direction

Formations et/ou qualifications requises :
- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir gérer un agenda
- Classer des documents
- Prendre des notes, mettre en forme des documents
- Faire des synthèses
- Préparer des dossiers

Expérience requise :
- Expérience de secrétariat de direction

Connaissances particulières :
- Bonne connaissance en orthographe et français
- Formation à l'accueil et secrétariat
- Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement
- Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc.

Qualités professionnelles requises :
- Sens des relations humaines
- Discrétion
- Secret professionnel
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence
- Créativité
- Rigueur
- Dynamisme
- Disponibilité

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service réservée aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installationversée par l’Agospap sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel dans le cadre des dispositifs LOC’ APPART JEUNES pour les jeunes diplômés et LOC’ APPART PRO pour les titulaires ou contractuels en CDI

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente