Assistante de direction - IFSI Henri MONDOR F/H

CFDC
Le CFDC regroupe 34 instituts et écoles accueillant plus de 8 000 étudiants en formation initiale, implantés à Paris et en périphérie, en lien avec l’AP-HP, plus grand CHU d’Europe, et conventionnés avec les 7 universités franciliennes.
Il dispose aussi de 4 centres de formation continue, 4 CESU, 7 centres de documentation et 1 centre inter-médiathèques.

IFSI Henri Mondor
L’IFSI assure une formation en soins infirmiers (Quota à 261 étudiants par promotion) ; il se situe au sein de l’hôpital Henri Mondor.
L’IFSI est conventionné avec l’UPEC : Université Paris Est Créteil et Marne La Vallée.

Composition de l'équipe :
Partagés sur les deux structures (IFSI Henri Mondor et IFSI -IFAS Emile Roux)
- Un cadre supérieur paramédical en mission transversale sur les stages (recherche, affectations et politique de stage sur le GH) et stagiaires à diplôme étranger (IDE intracommunautaires et médecins)
- Une assistante à la gestion des stages
- Une documentaliste et deux aides documentalistes
- Un cadre supérieur en charge de la coordination pédagogique assurant également le suivi de la coordination avec l’Université
- Un secrétariat composé de chacun 4 ETP
- Un agent de logistique générale
- 31 cadres formateurs

Gestion du secrétariat du Directeur et de l’adjoint au directeur :
- Accueil physique des personnes : étudiants, intervenants, etc. ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ;
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;
- Préparation, suivi et secrétariat des instances ;
- Secrétariat des différentes réunions ;
- Suivi des effectifs et mouvements en ressources humaines ;
- Participation au suivi des prises en charge financières des étudiants (scolarité, bourses, FRAS, etc.) ;
- Suivi du paiement des intervenants ;
- Gestion et suivi de la formation continue de l’équipe pédagogique (envoi des demandes validées, suivi des indicateurs) ;
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).

Encadrement des équipes de secrétaires :
- Mise en place d’une veille quant au respect des différentes échéances à respecter ;
- Participation à l’organisation du travail et à la détermination des priorités réglementaires ;
- Participation au développement des compétences ;
- Soutien pour l’utilisation des différents logiciels et des différentes procédures.

Etudiants en promotion professionnelle :
- Gestion des cartes de situation sur le logiciel GESTIME (saisie des congés annuels).

Management de la qualité :
- Contribution au développement de la démarche qualité et de certification de la structure ;
- Participation aux groupes de travail, revues de processus et revue de direction de la structure.

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
- Expérience de secrétariat (remise en forme de documents, qualités rédactionnelles)
- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne
- Secrétariat
- Utilisation de SAP Campus, HR Access, ECP
- Connaissance du fonctionnement d'une école paramédicale, de la réglementation des formations

PRE REQUIS
- Bonne orthographe, capacités organisationnelles et rédactionnelles
- Discrétion professionnelle,
- Capacité relationnelle et esprit d'équipe,
- Sens de l'initiative, de la synthèse
- Capacité à rendre compte

QUALITES REQUISES
- Rigueur
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Sens des responsabilités
- Dynamisme
- Esprit d'initiative

Les + AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté ;
15 jours de RTT par an (- 1 pour journée de solidarité) ;
Prise en charge de l'abonnement Navigo mensuel ou annuel à hauteur de 75%
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement