Assistanat secrétariat - secrétariat service de chirurgie Maxillo-faciale F/H

28 lits d’hospitalisation conventionnelle :
o 16 lits d’hospitalisation dédiés à la traumatologie et aux pathologies infectieuses
o 12 lits d’hospitalisation dédiés à la pathologie cancéreuse
• 1 bloc opératoire (3 salles).
Le service assure tous les jours la grande garde d’urgence Maxillo-faciale et Stomatologie de Paris et Ile-de-France.
Il prend en charge les patients atteints de pathologies relevant de la Chirurgie Maxillo-faciale : traumatologie, infectieux, orthognatique, reconstruction et cancérologie.
Collaboration quotidienne avec :
• Consultation (cour des consultations, ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30)
• Bloc opératoire (niveau-1)
• Structure J0 (1er étage)
• UCA (en face du bâtiment Gaston CORDIER, commune à d’autres chirurgies)
COMPOSITION DE L’EQUIPE :
Chef de service : Pr Chloé BERTOLUS
Cadre de santé : Monsieur Kamil CHRIF
o Equipe médicale : 2 PUPH dont le chef de service, 2 PH + 6 PH temps partiel, 1 MCU-PH, 4 chefs de clinique, 12 internes
o 21 IDE (14 de jour + 7 de nuit)
o 16 Aides-soignants (13 jour + 3 nuit)
o 1 Secrétaire hospitalière
o 1 Logisticien
o 6 Secrétaires médicales
o 1 Kinésithérapeute
o 1 orthophoniste dédié au service
o 1 diététicienne
o 1 psychologue – passage 3x/ semaine
o 1 assistante sociale
o 1 socio esthéticienne- passage 1x/semaine

➢ Secteur d’activités :
Prise en charge de patients atteints de pathologies relevant de la Chirurgie Maxillo-faciale (traumatologie, infectieux, orthognatique et cancérologie)
➢ Mission générale :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.
Gestion de 9 médecins, de la RCP de Stomatologie et de Chirurgie Maxillo-faciale
➢ Missions permanentes :
o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
o Prise de rendez-vous de consultation et d’anesthésie
o Programmation des interventions des chirurgiens dans Orbis Bloc
o Programmation des patients en chirurgie ambulatoire (UCA)
o Réception et mise en page des courriers dans SIMPLIFY et envoi aux médecins correspondants
o Gestion des mails
o Gestion des emplois du temps des médecins (absence, congrès, organisation de réunions et évènements)
o Gestion des CRO (compte-rendu opératoire) du week-end et lundi
o Archivage
o Gestion de la demande de copie de dossier via la Direction de la Clientèle
o Etablissement de devis pour la chirurgie esthétique et les patients internationaux
o Le mercredi : gérer les modifications du planning opératoire post-staff du jeudi soir : annuler ou reporter intervention, prévenir le patient, effectuer les modifications sur ORBIS, envoyer les convocations si nécessaire.
➢ Occasionnellement :
o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : RCP, codage, compte-rendu d’hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).

COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS…),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d’orthographe,
o S’exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits …),
o Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook QUALITES

QUALITE
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d’écoute et empathie,
o Esprit d’équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d’équipe, faire preuve d’entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d’adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s’auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d’initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion

o Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé, primes semestrielles équivalentes à un 13ème mois de salaire…)
o Places en crèche disponibles
o Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
o Remboursement à 75% du titre de transport (équipe de jour), 100% (équipe de nuit)
o Comité d’entreprise AGOSPAP très intéressant pour des sorties culturelles ou des vacances
o Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
o Service de pointe qui permet de développer de nombreuses compétences
o Équipe bienveillante avec une intégration personnalisée en fonction de vos besoins
o Possibilité de formations diplômantes