Secrétaire médicale aux explorations neurologiques et centre du sommeil F/H

Service d’explorations fonctionnelles multidisciplinaires, physiologie, centre du sommeil

Présentation par secteur:

Explorations fonctionnelles respiratoires (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)

Explorations rénales et métaboliques, ostéodensitométrie (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)

Explorations cardio-vasculaires (échodoppler cardiaque et vasculaire, holters tensionnels et cardiaques, épreuves d’effort, électrocardiographie) (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)

Explorations neurologiques et sommeil (électroencéphalographie, polysomnographie, polygraphie ventilatoire, pathologies du sommeil) (Secteur concerné par le poste à pourvoir)

Explorations neurologiques, hôpital BEAUJON (électroencéphalographie) (secteur non concerné par le poste à pourvoir)

COMPOSITION DE L’EQUIPE: Chef de service Pr Marie-Pia D’ORTHO

Equipe médicale: 1 PUPH Chef de service et référent du sommeil, 1 PUPH responsables des explorations rénales, 1 PUPH responsables des explorations cardiovasculaires, 2 MCUPH, 6 PH temps-plein, des praticiens attachés, 2 CCA.

Equipe paramédicale: 1 cadre de santé paramédicale, 19 infirmiers, 12 aides-soignants, 3 manipulateurs d’électroradiologie médicale, 3 techniciennes de laboratoire, 4 secrétaires.

Missions permanentes:

· Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels de santé

· Informer, orienter et conseiller les usagers

· Créer, gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients

· Vérifier la conformité des informations administratives

· Gérer les rendez-vous et les agendas médicaux en fonction des priorités et des urgences

· Organiser les consultations, examens et hospitalisations (HDJ, HDS)

· Assurer le suivi administratif des prises en charge des patients

· Saisir et suivre les données médico-administratives (dont le codage de l’activité)

· Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus médicaux après validation

· Mettre à disposition les comptes rendus dans ORBIS

· Traiter les courriers, mails, fax et en assurer le suivi

· Classer et archiver les dossiers médicaux et documents administratifs

· Renseigner les outils de suivi d’activité

· Élaborer les plannings prévisionnels des médecins et en assurer la validation mensuelle

· Participer aux staffs de programmation et en rédiger les comptes rendus

Missions secteur d’activité Accueil et gestion des rendez-vous:

· Prendre et organiser les rendez-vous via les outils (ORBIS, AGHATE, téléphone, etc.)

· Assurer le bon déroulement des programmations: les consultations, les examens, HDJ, HDS

· Accueillir et gérer les flux de patients (y compris en zone d’attente)

· Coordonner la prise en charge et les déplacements des patients (logiciel de transport)

· Missions ponctuelles:

· Participer aux actions de formation liées au poste

· Accompagner les nouveaux professionnels dans leur prise de fonction

· Participer aux réunions de service

· Contribuer aux projets d’amélioration du service

SAVOIR-FAIRE REQUIS
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous des hôpitaux de jour et de semaine
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Respecter le secret médical, et la discrétion professionnelle
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en physique, par téléphone ou par mail
• Avoir le sens relationnel et de la réserve
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
• Maîtriser l'outil informatique et les logiciels métiers

Connaissances associées
• Connaissances opérationnelles en :
o Bureautique
o Codage des actes
o Communication
o Droits des usagers du système de santé
o Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Connaissances en vocabulaire médical
• Connaissances générales en réglementation des archives

Qualités professionnelles Requises
• Faire preuve de rigueur
• Organiser son travail de manière efficace
• Savoir rendre compte de son activité
• Respecter la hiérarchie
• Être assidu et ponctuel
• Manifester un intérêt pour les secteurs médico-techniques