Alternance - Chargé(e) de missions administratives travaux F/H

Le service de la maîtrise d’ouvrage - SMOA
Le SMOA conduit les opérations de construction ou de réhabilitation hospitalières, stratégiques et structurantes dites « opérations majeures » (OM) avec un portefeuille de projets évalué à plus de 2 milliards d’euros pour les 10 prochaines années. Ces opérations d’investissements se caractérisent notamment par une complexité particulière, un coût important en majorité supérieur à 50 M€ HT et/ou des caractéristiques transversales ou de support pour l’AP-HP.
Placé sous l’autorité d’un chef de service et disposant d’un secrétariat dédié, le service est constitué de deux pôles : le pôle programmation et le pôle conduite d’opérations de manière à assurer la maîtrise d’ouvrage opérationnelle depuis les études de faisabilité/programmation jusqu’à la réception et le suivi des garanties des opérations. L’équipe est composée d’environ 14 agents avec une majorité d’ingénieur(e)s et/ou architectes.
Chaque agent est doté d’un portefeuille d’opérations couvrant l’ensemble des opérations conduites par le service en lien avec son plan de charge.

Le(la) chargé(e) de missions administratives travaux travaille en transversalité sur les composantes administratives et financières des opérations aussi bien avec le pôle programmation que conduite d’opérations mais aussi avec les équipes du Service Pilotage Budget et Investissements et particulièrement les équipes de la Cellule Comptable des Opérations Majeures.

Sous la responsabilité du chef de service SMOA et dans le cadre des missions socles du SMOA, le chargé de missions administratives travaux est en charge du pilotage transversal des aspects administratifs, contractuels et financiers des opérations en appui du conducteur d’opérations ou du programmiste. Il contribue à l’application de la réglementation en intégrant et/ou mettant en place les règles et les procédures internes ainsi que les outils de suivi et de pilotage.
Sous la responsabilité du chef de service SMOA et dans le cadre des missions socles du SMOA, le(la) Chargé(e) de missions administratives travaux est en charge du pilotage transversal des aspects administratifs, contractuels et financiers des opérations en appui du conducteur d’opérations ou du programmiste. Il contribue à l’application de la réglementation en intégrant et/ou mettant en place les règles et les procédures internes.

Activités spécifiques

• Gestion des contrats – Suivi des processus d’achat et de facturation, des actes administratifs (sous-traitances, OS, avenants) en lien avec le conducteur d’opération
• Production et exploitations des statistiques et tableaux de bord relevant de son domaine d’activité
• Traitement des rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs en lien avec la cellule comptable des opérations majeures
• Rédaction d’actes, documents et notes juridiques et réglementaires
• Gestion de la dématérialisation des commandes et des factures
• Démarche qualité : pilotage des processus administratifs et plans d’action dans une démarche d’amélioration

Maitrise des réglementations liées à l'achat publique et aux opérations de travaux
Connaissance des principes de la comptabilité publique
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, …)

Organisation, rigueur, analyse critique, force de proposition, aisance relationnelle et rédactionnelle

• Accès aux formations internes (formations métiers, management…) ;
• Remboursement à 75% ou total du Pass Navigo suivant les règles du siège ;
• Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs…) et aux réductions de HOPTISOINS.