Assistant de direction F/H
Description du poste
Direction des affaires médicales :
La DAM, en lien avec les instances et le président de CME, assure la mise en œuvre de la politique des RH médicales à l’AP-HP.
Elle travaille en étroite collaboration avec les directions des affaires médicales des groupes hospitaliers Universitaires. Elle assure dans son domaine de compétence les relations avec les Doyens, le ministère de la santé et le ministère de l’enseignement supérieur, le Centre Nationale de Gestion et l’Agence Régionale de Santé.
Mission générale :
- Assure le secrétariat de la direction
Missions permanentes :
- Secrétariat technique de la CME et du Bureau de la CME en lien avec le Cabinet du Président de la CME
- Préparation et suivi des réunions des commissions issues de la CME coordonnées par la Direction des affaires médicales
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et électroniques
- Organisation des rendez-vous, réunions et tenue des agendas
- Classement et archivage numérique des dossiers
- Participation au CODIR Fédéral DAM
- Organisation des réunions de travail avec les DAM de GHU
- Participation à la réunion de Direction : suivi de l’agenda
- Référente RH - équipe DAM (gestime …)
- Gestion logistique de la DAM
- Gestion des réservations des salles de réunion (plateforme 3ème étage) (GoodMeeting)
- Préparation des salles de réunion (visio …)
- Mise à jour du SharePoint de la direction
- Mise à jour des listes de diffusion de la DAM
- Transmission et suivi des préavis de grève.
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Sens de l’organisation et esprit d’initiative
- Maîtrise des techniques du secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet, post-office, SAP, Gestime)
- Communiquer et rendre compte
- Rigueur
- Pratique de l’agenda partagé Outlook – Connaissance de l’utilisation des divers modes de visioconférence
- Gestion du stress
- Travailler en équipe et en réseau
Une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’AP-HP serait un atout majeur.
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, 25 jours de congés annuels
75 % du NAVIGO remboursé
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !