Assistant de direction à la DSAP F/H

Les locaux sont situés dans le Bâtiment Rivière en rez de chaussée. L’espace est commun à la Direction de l’hôpital et la Direction des soins et activités paramédicales.

Composition de l’équipe:

-Directeur des Soins
- Cadre Supérieur de Santé chargée de missions, responsable du SICS, du recrutement,
- Cadre de santé expert en soins
- Cadre de santé Hygiéniste
- Infirmière Hygiéniste
- Cadre de santé de la chambre mortuaire et brancardage
- Assistantes pour l’équipe du SICS (2)
- Assistante de direction (1)

Poste en CDD 6 mois

Missions générales:
-Assister le directeur des soins de l’hôpital Paul Brousse dans l’organisation quotidienne du travail

-Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

Missions spécifiques:
-Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l’hôpital

-Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

-Gestion de l’agenda du Directeur des Soins

-Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service

-Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins

-Gestionappels téléphoniques etcourrier

-Constitution, suivi administratifs des dossiers de recrutement

-Classement et archivages de documents numérisés et papier

-Frappe

-Élaboration de supports de communication, miseen forme et valorisation

- Prise en charge des aspects logistiques pour l’organisation des réunions de la DSAP site ou GHU.

-Contribution à l’organisation de prestations d’accueil pour des publics hospitaliers

Particularités du poste:

-Gestion des stocks de fournitures de bureau

Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site

-Mise en oeuvre de la gestion documentaire

-Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS

-Conception de supports de communication de la direction des soins

PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir gérer un agenda
- Classer des documents
- Prendre des notes, mettre en forme des documents
- Faire des synthèses
- Préparer des dossiers

EXPÉRIENCE REQUISE
- Expérience de secrétariat de direction

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :
- Bonne connaissance en orthographe et français
- Formation à l'accueil et secrétariat
- Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement
- Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc

Qualités professionnelles requises :
- Sens des relations humaines
- Discrétion
- Secret professionnel
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence
- Créativité
- Rigueur
- Dynamisme
- Disponibilité

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installation pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Avantages sociaux :

- Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses, etc.)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente : séances de relaxation