Carrière - Développement RH - Formation F/H

Le département formation continue et développement des compétences du GHU élabore, met en œuvre et assure le suivi du plan de formation PNM de l’ensemble des professionnels du GHU. Sous la responsabilité de la DRH, en cohérence avec le plan stratégique du GHU, le service formation développe les activités formation, en assure la gestion administrative et financière en lien étroit avec les Directions fonctionnelles et DMU. Il assure également la gestion des dossiers de stage sur l’ensemble des filières métiers. En 2024, le département a enregistré 15 700 départs en formation qui représentent 17 600 jours de formation.

Le département est basé sur le site Cochin-Port Royal et propose des permanences sur chacun des six autres sites.

· L’assistant de formation assiste le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l’évaluation des différentes activités de formationcollectives et individuelles.
· Référent de plusieurs DMU ou directions pour le suivi de leur plan de formation ainsi que pour certaines thématiques de formation en lien avec l’équipe du service, il participe ou est en charge de nombreuses étapes du processus de formation.


Gestion administrative, économique et financière des actions de formation:
· Gérer et suivre les formations collectives et individuelles des DMU ainsi que les formations internes de son périmètre
· Recueillir et vérifier les éléments constitutifs des demandes individuelles de formation des agents: constitution et suivi des dossiers dans le respect de la réglementation
· Etablir les ordres et états de frais de missions ainsi que les décisions de paiement, selon la réglementation,des formations de son périmètre : vérification des justificatifs reçus et transmission au service paie pour traitement
· Participer au processus achat: recherche de prestataire, recueil des devis, contrôle des qualifications du prestataire
· Créer des demandes d’achat sur SAP et gérer les relations avec les prestataires extérieurs jusqu’à la facturation en lien avec le service achats
· Enregistrer les actions de formation organisées en interne et gérer les inscriptions selon les modalités d’inscription définies
· Récupérer et saisir les questionnaires de satisfaction
· Assurer l'enregistrement des formations sur l'outil dédié
· Appliquer les règles de bonnes pratiques (HR, BI, SAP, intranet) envoyées par le CFDC
· Assurer le classement et l’archivage des dossiers formation conformément à la règlementation

Participation aux activités du service et leur suivi
· Collaborer avec les autres membres de l’équipe formation selon les variations d’activité
· Renseigner et actualiser les tableaux de suivi d’activité et budgétaires
· Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail / évènements de communication interne
· Diffuser l’offre de formation: intranet, mailing aux cadres ou au public cible

· Effectuer l’accueil physique et téléphonique, participer à des permanences sur les différents sites

· Réserver les salles pour les actions de formation et anticiper la mise à disposition des moyens nécessaires

· Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation, accueillir et renseigner intervenants et stagiaires

· Superviser l’installation et l’état des salles de formation, contrôler le bon fonctionnement du matériel.

- Maîtrise des outils bureautiques,
- Gestion financière, budgétaire et administrative
- Utiliser les procédures, la règlementation spécifique au domaine d'activité
- Traiter et/ou orienter une demande
- Capacité à travailler en autonomie, rendre compte et alerter sur les points de vigilance
- Communication / relations interpersonnelles
- Sens de l'organisation et de l'anticipation,
- Réactivité et rigueur
- Sens du travail en équipe ; coopération, partage d'information
- Sens du service public, implication dans la qualité du service rendu aux professionnels de l'hôpital
- Connaissances dans le domaine de l'ingénierie de formation ;
- Connaitre la réglementation en matière de formation continue et DPC dans la fonction publique hospitalière (Loi FTLV – décret du 21 août 2008) ;
- Connaissance du milieu hospitalier