AMA service de Gastro Entérologie Pédiatriques Hôpital Necker F/H

Département médico-universitaire (DMU) MICADO : Malformations congénitales et anomalies du développement

Le service de Gastroentérologie et nutrition pédiatrique appartient au DMU MICADO. Centre de maladies rares digestives.

Il accueille des enfants de 0 à 15 ans, voire plus âgés, compte tenu de la chronicité des pathologies, en provenance d’Ile de France, de province et de l’étranger.

Travail en collaboration avec les équipes mobiles : EOH, soins palliatifs, douleur kinésithérapeutes, diététiciens

Travail en collaboration avec l’unité de Soins Continus, la Réanimation Médico-chirurgicale, le Bloc Opératoire et les autres services de Necker selon les spécialités

COMPOSITION DE L’EQUIPE

- Chef de Service : Pr Frank RUMELLE

- 2 PU-PH, 7 PH, 3 PHC, 3 Chefs de Clinique, 2 Dr Juniors, Attachés et Consultants

- 1 cadre de santé

- 5 IDE d’ETP et de coordination

- 2 diététiciennes

- 1 assistance sociale

- 3 psychologues

- 1 éducatrice

- 5 secrétaires

LIAISON HIERARCHIQUES

Encadrante AMA du DMU MICADO : Mme C. LECONTE

Chef de Service : Pr F. RUMMELE

et liaisons fonctionnelles : personnel médical, paramédical, administratif

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat du Pr PIGNEUR (PUPH) Responsable des Hôpitaux de jour pluridisciplinaires et du Dr ABI NADER (PH)

• Organisation de réunions ou visio-conférences via l’assistant de planification Outlook et Teams : réservation de salle, saisie mise en forme et diffusion de programme etc
• Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messages
• Préparation des consultations : création des masques de compte rendu, suivi des dossiers et des documents nécessaires (résultats d’examens, comptes rendus, courriers…)
• Organisation et optimisation du planning des rdv : programmation de rendez-vous de 1ere consultation, téléconsultation, consultation privée (Dr ABI NADER) et consultation de suivi en partenariat avec le bureau des rendez-vous
• Suivi des différentes cohortes en collaboration avec l’infirmière coordonnatrice : MICI, proctologie, gastro-entérologie
• Suivi des demandes de 1ere consultations ou annulations/report de rendez-vous sur le logiciel LORAH
• Saisie des bilans et examens (endoscopie, échographie) dans le logiciel SUVIMIC
• Codage des consultations dans le logiciel Bamara
• Saisie, relecture et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers
• Saisie et mise à jour de documents propres au service (protocoles…)
• Classement et envoi des courriers
• Gestion et tenue du dossier médical (classement, archivage)
• Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient (ORBIS)
• Gestion des courriers électroniques
• Participer à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
• Participer à l’activité d’archivage : gestion des demandes et des retours de dossiers médicaux en lien avec le service des Archives Centrales
• Gestion et traçabilité des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
• Participer à la formation et au tutorat des stagiaires et nouveaux professionnels du secrétariat
• Assurer par secteur d’activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

QUALITES ET COMPETENCES
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
• Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle
• Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels
• Faire preuve d’organisation et être en capacité de prioriser ses actions
DIPLOMES ET OUTILS
Baccalauréat F8, SMS, ST3S
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Pack Office, Orbis

• Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe…), salle de repos en libre accès…
• Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.