Assistante de direction du site Charles-Foix F/H

L’hôpital Charles-Foix est un hôpital universitaire gériatrique situé dans le Val de Marne, à Ivry sur Seine, au sein d’un parc arboré. Il propose l’ensemble des activités gériatriques hospitalières : MCO, SMR, SLD, ambulatoire.

Ces activités peuvent être polyvalentes (ex. Unité gériatrique aiguë, SMR gériatrique polyvalent, SLD gériatrique) ou plus spécialisées (ex.cardiogériatrie, orthogériatrie, oncogériatrie, unité de psychiatrie du sujet âgé, unité de soins palliatifs). 320 lits sont actuellement ouverts, une trentaine de plus devraient l’être dans l’année qui vient.

En sus des activités gériatriques, l’hôpital propose également une offre de SLD neurologique adulte et dispose d’un service d’odontologie (44 fauteuils).

L’hôpital a également une activité ambulatoire avec 23 places ouvertes d’HDJ : gériatrie (19), chimio (4); ainsi qu’un service d’odontologie. Les 10 places d’HDJ de psychiatrie sont actuellement fermées.

Ses activités s’inscrivent pleinement dans les filières du groupe hospitalier : 80% des patients admis proviennent d’un autre établissement du groupe hospitalier (urgences ou spécialités).

L’assistante de la Direction assure un appui organisationnel et administratif auprès de la Direction de l’hôpital (directrice et adjointe) afin de contribuer au bon fonctionnement global de l’hôpital.Elle veille à la fluidité de la circulation de l’information, sa coordination, ainsi qu’à la qualité du suivi des dossiers.

1. Assistante de direction

• Assure le secrétariat de la directrice et de son adjointe
• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques, des emails, des courriers
• Gestion des agendas de la directrice, de son adjointe et préparation des documents nécessaires pour les rendez-vous ou réunions
• Préparation et organisation des réunions (en lien avec la logistique et l’informatique si nécessaire) + rédaction de CR à la demande ou diffusion supports (exemple COCOR)
• Gestion des salles de réunions et vérification régulière des matériels
• Gestion des commandes de prestations comme les commandes de repas pour les réunions institutionnelles (direction + directions fonctionnelles)
• Gestion des réservations de la voiture de direction
• Mise en forme et diffusion générale des notes de service, note d’information
• Mise à jour de tous les supports de communication en lien avec l’hôpital Charles Foix (organigrammes, sites Intranet/Internet, Annuaire téléphoniques, Activités etc.)
• Gestion des commandes et diverses demandes d'achat
• Fait un reporting régulier sur les dossiers à la directrice et/ou l’adjointe à la directrice selon les dossiers

2. Gestion administrative

• Logement :
  - Gestion administrative des logements (suivi convention, quittance de loyers, dépôt de garantie,) en lien avec l’adjointe à la directrice, l’assistante sociale et la régie
  - Suivi des états des lieux et des besoins de travaux concernant les logements en lien avec la direction des travaux
• Zen Zone : Création de créneaux mensuels des activités sportives ZEN ZONE, gestion des plannings, suivi budgétaire
• Gardes administratives : élaboration et diffusion des plannings de garde ADG + 2 retex par an + enregistrement et mise à jour du Dispose pour les ADG
• Permanence médicale : élaboration et diffusion des plannings de garde et d’astreinte, enregistrement mensuel dans Chronos. Collaboration avec les référents des internes de Charles Foix et principalement avec l’ensemble des séniors
• Internes : organisation de la journée d’accueil (2 fois par an) + mise à jour des documents avec référents des internes et référent médical de site

3. Evènementiel / temps forts de l’hôpital

• Préparation de manifestations comme la fête de Charles Foix, vis ma vie de patient, journées d’accueil des nouveaux arrivants, vœux, commémoration, remise des médailles, lumières sur la nuit
• Collaboration sur des opération ponctuelles à la demande de la directrice ou de son adjointe

Connaissances requises
- Très bonne maîtrise des techniques de secrétariat, orthographe, rédaction et synthèse
- Très bonne maitrise des outils informatiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, SAP, Dispose etc.
- La connaissance de l’environnement hospitalier est un plus

Compétences et qualités requises
- Capacité d’alerte et de reporting
- Sens de l’organisation, gestion des priorités et rigueur
- Qualité rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Loyauté
- Discrétion
- Réactivité et Disponibilité
- Autonomie et prise d’initiative
- Qualités relationnelles : Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

• Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)
• Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
• Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU

AIDE AU LOGEMENT

• Possibilité de logements dans le parc AP-HP pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

• Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
• Possibilité de parking, stationnement vélos
• Crèche et centre de loisirs sur site
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Prestations AGOSPAP (CE) : accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses..)