Assistanat secrétariat médical - secrétariat F/H F/H F/H
Description du poste
Présentation du Département Médico-Universitaire DEMIURGE
DEMIURGE, le DEpartement Médecine Intensive, URgences, GEriatrie, associe l’ensemble des Services d’Accueil des Urgences Adultes, le service de réanimation médicale de Saint-Antoine, ainsi que les services de gériatrie (court séjour, soins de suite et de rééducation, unités de soins longue durée) des hôpitaux du Groupe Hospitalier AP-HP.Sorbonne Université. Ce Département, qui se caractérise par une forte activité non programmée, contribue de façon majeure à la permanence des soins ainsi qu’au renforcement des filières de soins dans une logique de fluidification des parcours patients.
Présentation générale du Service de Gériatrie Aiguë Polyvalente Court Séjour - site Charles Foix
Le service de Gériatrie Aiguë Polyvalente du Pr. Eric PAUTAS comporte 51 lits de Médecine Gériatrique sur deux secteurs :
ü Secteur Arche : 20 lits
ü Secteur Village : 31 lits
Le service accueille des patients âgés majoritairement issus des services d’Accueil des Urgences du groupe hospitalier (80%) ou directement de leur domicile (20%).
Les indicateurs annuels : le nombre de séjours est d’environ 1500 et la durée moyenne de séjour (DMS) de 14 jours
Missions en lien avec les Usagers :
AMA référente secteur Arche
Gestion de l’ensemble des informations médico-administratives du patient
- Accueil téléphonique et physique des patients et/ou des familles
- Gestion des dossiers médicaux via le logiciel ORBIS : renseigner la liste des correspondants médicaux via Ms.Santé, mise en forme des CRH/CS et numérisation des éléments du DM.
- Préparation des documents de sortie (CRH, ordonnances, certificats médicaux, consignes spécifiques…)
- Suivi de l’exhaustivité des comptes rendus d’hospitalisation
- Organisation et suivi de ré-hospitalisation des patients (prise des RDV des examens complémentaires, préadmissions et convocations)
- Promouvoir la simplification du parcours administratif des patients convoqués ; démarche de préadmission en ligne
Missions en lien avec le service :
- Contribution aux projets de service
- Organisation de réunions de service ; planification, diffusion ordre du jour, prise de note et rédaction de compte rendu
- Mise à jour des procédures écrites d’uniformisation des pratiques du service et de l’institution ; diffusion et affichage
- Gestion trimestrielle et semestrielle des arrivées des étudiants externes et des internes : livret d’accueil, tenues, accès aux codes informatiques…
- Paramétrage de l’entête du service.
- Demandes d’interventions techniques de son secteur via Saphir
- Gestion du courrier départ et arrivée via le Vaguemestre
- Complémentarité avec son binôme
Missions transversales :
- Gestion mensuelle des présences et des gardes des praticiens hospitaliers, juniors et séniors des 2 secteurs via l’application CHRONOS
- Traitement des demandes de dossiers médicaux en lien avec la Direction des Usagers
- Mise à jour du site de DES de Gériatrie Ile de France
SAVOIR FAIRE REQUIS
Accueil et orientation des personnes, des groupes, des publics
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
CONNAISSANCES REQUISES
Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Règlementation des archives
Maitrise du vocabulaire médical
Aisance rédactionnelle
PRE-REQUIS
Diplôme : Baccalauréat F8/SMS/ST2SS ou équivalent SAMS niveau IV exigé
Poste à pourvoir en août 2026
Formation continue et apport des outils face à la transformation numérique
Possibilité d'évolution de carière