Gestionnaire polyvalent(e) comptable et achat F/H

Le Groupe Hospitalo-Universitaire Paris Seine-Saint-Denis est l’un des 6 groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l’AP-HP, CHU d’Ile-de-France.

Constitué en 2010 par la réunion des trois hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran), il occupe une place centrale dans le département.

La direction des achats, de la logistique et du développement durable est composée des secteurs suivants avec la structure d’encadrement suivante :

• TH: technicien hospitalier; TSH: technicien supérieur hospitalier.
• Restauration: 2 sites en régie avec 1 ingénieur, 2 TSH, 1 TH, 1 ACH et le site de Jean VERDIER est concédé avec un cadre diététicien pour la supervision du prestataire
• Service Achats: 1 ACH et 1 adjoint AA
• Magasins Hôteliers: 1 TSH coordinateur des 3 sites, 3 TH
• Equipe Logisti’soins: 1 TH.
• Ecologie Hospitalière: 1 AS FF TH et 1 agent de maîtrise
• Déchets : 1 Ingénieur, 1 TH
• Lingerie : 2 antennes gérées par le SCB, un site en régie gérée par 1 FF TH
• Coursiers, vaguemestre et flotteautomobile: 1 TSH
• Transports sanitaires: 1 TSH référent

Chaque site dispose d’un référent logistique en charge des relations de proximité avec les services hospitaliers, médico techniques, administratifs et techniques en plus d’une responsabilité fonctionnelle (salubrité, approvisionnements, linge)

Le service achat du GHU est regroupé sur le site Avicenne, est actuellement composé de 1 responsable, 1 adjoint et 11 agents.

Missions Générales :

Réaliser les commandes de classe 6 (exploitation, dépenses courantes) dans le respect des règles du code des marchés publics

• Etablir les commandes après contrôle et validation de la demande d’achat
• Contrôler la certification du service fait. (A faire avant la MIGO)
• Faire les MIGO (réception informatique)
• Assurer les corrections suivant le tableau des écarts, en lien avec le référent sous le contrôle des responsables
• Aide aux DMU et services supports pour leurs achats
• Assurer les relations avec les fournisseurs
• Assurer la permanence téléphonique
• Maintenir une veille sur les messageries génériquesAssurer la polyvalence sur les portefeuilles des collègues en cas de surcharge ou d’absence
• Alerter son responsable sur les commandes inhabituelles
• Etablir des tableaux de suivi
• Traiter le courrier du service
• Traiter le mensuel du ZOCE.
• S’impliquer activement dans le processus achats :
  • Intervenir sur l’ensemble du processus, de la demande d’achat jusqu’à la facturation.
  • Développer et entretenir des relations de travail de qualité avec le service facturier de l’AP-HP.
  • Renforcer les échanges avec les partenaires internes de l’établissement afin de fluidifier le processus achats (par exemple : récupération des bons de livraison auprès des unités, suivi des dossiers, etc.).
  • Contribuer à la promotion du secteur achats en participant aux journées portes ouvertes, aux journées DALDD, aux actions de formation et à toute autre manifestation permettant de valoriser l’activité du service.
  • Assurer le traitement de la fin de gestion (clôture d’exercice, apurement du compte 408)

Missions Ponctuelles :

• Participation aux tâches
• Traitement de la fin de gestion (clôture d’exercice)
• Archivage
• Tâches diverses

Les missions sont exercées à titre principal à l’hôpital Avicenne (Bobigny) mais des déplacements sont à prévoir sur à l’hôpital Jean-Verdier (Bondy) et à l’hôpital René-Muret (Sevran) ou au siège de l’AP-HP (Paris).

Savoir-faire :
•Utiliser les outils bureautiques
•Travailler en équipe
•Développer de la polyvalence
•Utiliser les outils d'extraction afin de suivre son activité
•S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés

Qualités requises :
•Capacité d'analyse
•Sens des priorités
•Rigueur
•Discrétion
•Application des obligations de l'agent public

Prérequis et expérience conseillée :
•Baccalauréat comptabilité ou niveau baccalauréat
•Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels SAP et bureautique (WORD, EXCEL Perfectionnement, Internet et intranet...)

EXPERIENCE CONSEILLEE
•Expérience professionnelle en tant que gestionnaire dans un bureau des achats ou cabinet comptable.

• Maîtrise indispensable de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER POINT)
• * Maîtrise des outils de gestion et de requêtes sur bases de données (BO, BI ou équivalent) appréciée (formations possibles)
• * Connaissance des logiciels commande SAP appréciée (formations possibles)
• * Connaissance des règles de comptabilité publique et du CMP
• * Dans un service des achats, dans un économat, dans une direction financière
• * La connaissance du secteur de la santé / monde hospitalier est un plus