Agent d'accueil et secrétariat RH F/H

Les Hôpitaux Universitaires Paris Seine Saint Denis regroupent l’hôpital Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran) qui constituent le Centre Hospitalo-Universitaire de référence du territoire de la Seine Saint Denis offrant une prise en charge diversifiée en médecine, chirurgie et obstétrique pour l’adulte, l’enfant et la personne âgée. Le GH peut compter sur 4500 agents.

La Direction des Ressources Humaines du Groupe Hospitalier est structurée en plusieurs départements :

• Un Département en charge de la Gestion des personnels (DACRE) en charge de la gestion administrative des agents, de la paie, de la protection sociale, de la politique sociale, du recrutement et de la gestion des carrières. Ce département est composé d’un adjoint au directeur, de 2 RRH adjoint et de 23 agents.
• Un Département Mobilité et Parcours Professionnels en charge de la formation continue, de la mobilité et du maintien dans l’emploi. Ce département est composé d’un RRH et de 6 agents.
• Une cellule attractivité composée d’un RRH, d’une adjointe et de 3 apprentis.
• Un Département santé et sécurité au travail en charge de la prévention des risques professionnels, du handicap et des services de santé au travail. Ce département est composé d’un responsable, de 5 agents et 3 psychologues (hors services de santé au travail).
• Un Département en charge du contrôle de gestion sociale : un responsable, un contrôleur de gestion, un référent temps de travail

Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, vous assurez l’accueil et l’information des agents et usagers, tout en participant à la gestion administrative des dossiers RH.

Lors de votre arrivée, vous bénéficierez d’un accompagnement vous permettant de découvrir l’organisation et le fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines ainsi que les outils et procédures nécessaires à la bonne réalisation de vos missions.

Missions confiées :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;
• Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches ;
• Assurer le suivi administratif des actes et procédures relevant de la Direction des Ressources Humaines ;
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs RH ;
• Mise à jour du tableau de suivi des documents reçus à l’accueil
• Veiller à la bonne circulation de l’information et au respect des procédures internes
• Traitement et gestion de la boite mail
• Préparation des états des services publics
• Réception et traitement des comptes rendus d’évaluation, avis d’aptitudes, arrêtés administratifs
• Suivi de facturation des apprentis
• Participer à la gestion et au suivi des dossiers du personnel en cas de mobilité
• Programmation des rendez-vous
• Mission transversales ponctuelles en lien avec le département

Titulaire d'un baccalauréat professionnel dans les domaines des services, de l'assistanat ou de l'accueil, vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste administratif ou d'accueil.

Vous possédez des connaissances relatives :
·Au statut de la fonction publique territoriale ;
·À l'organisation et au fonctionnement d'une Direction des Ressources Humaines ;
·Aux procédures d'instruction et de transmission des dossiers ;
·Aux droits et obligations des usagers ;
·Aux techniques de recherche d'informations, de secrétariat et de classement documentaire ;
·Aux techniques d'accueil, de communication et de gestion des situations sensibles ;
·À l'utilisation d'un standard téléphonique.

Compétences
·Ponctualité et assiduité ;
Sens du service public ;
·Discrétion et respect de la confidentialité ;
·Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
·Proactivité et autonomie ;
·Qualités d'écoute;
·Capacité d'adaptation ;
·Maîtrise de soi et aisance relationnelle.

• Temps de travail : 37 heures par semaine ;
• Rémunération selon grille indiciaire
• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ;
• Politique dynamique de formation ;
• Salles de sport