Secrétaire – Agent d’administration au secrétariat F/H

Le service Approvisionnement et Distribution assure, pour le compte des hôpitaux de l’AP-HP, les fonctions de centrale d’approvisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à l’AP-HP.
Il assure la gestion des médicaments de l’EP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.

Le secrétariat du Service Approvisionnement et Distribution est un secrétariat central, assurant l’ensemble des tâches de secrétariat du service composé de 4 unités fonctionnelles : Assurance qualité, Rétrocession, Approvisionnement et Logistique.

COMPOSITION DE L’EQUIPE
L’équipe de secrétariat est constituée de 3 personnes

• Rédaction des courriers pour l’ensemble du SAD
• Assurer la réponse téléphonique pour le service
• Suivi et mise à jour de l’ensemble des documents internes au SAD
• Tenue de l’agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Diffusion des informations aux hôpitaux de l’AP-HP et hors AP-HP
• Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior
• Diffusion du planning mensuel des permanences du SAD
• Diffusion du tableau de garde des internes
• Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions
• Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus
• Accueil et prise en charge des visiteurs à l’accueil
• Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe
• Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD
• Participation à l’inventaire annuel du service
• Réceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service,
• Suivre les indicateurs d’activité du secrétariat
• Participation à la formalisation des documents du service

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtriser Word, Excel, Ppt (si possible autres logiciels métiers APHP)
Planifier et organiser ses activités
Communiquer : savoir s'adapter aux différents interlocuteurs

QUALITES PROFESSIONNELLES
Discrétion
Organisation, rigueur, méthode,
Gestion des priorités
Esprit d’équipe
Rapidité, efficacité
Disponibilité
Dynamisme

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
Port des EPI

En rejoignant l'AP-HP, vous bénéficierez notamment des avantages suivants :

• Prise en charge de 75 % du Pass Navigo
• Accès à une offre de restauration à tarifs préférentiels
• Prestations proposées par l'AGOSPAP (loisirs, vacances, billetterie, etc.) à tarifs préférentiels (pour les agents titulaires et les CDD sur un poste permanent)
• Supplément Familial de Traitement (SFT) selon votre situation familiale
• Plateforme « Hoptisoins »