Assistante de direction F/H

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

Directeur de l’hôpital

FONCTIONNELLES

Le directeur et son équipe, le DMU Gériatrique, les autres directions et services de l’hôpital G. CLEMENCEAU : la Direction des Ressources Humaines, l’ingénieur Travaux, la chargée de Communication, le service Economat, le service Informatique et l’ensemble des directions du Groupe Hospitalier (notamment : la Direction des Soins, la Direction des Usagers Risques Qualité, la Direction des Finances).

Missions permanentes :

- Réceptionner et orienter les demandes émanant des interlocuteurs internes et externes de l’hôpital.

- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques adressés à la direction ainsi que les messages électroniques.

- Prendre des rendez-vous, gérer l’agenda du directeur.

- Organiser des réunions, séminaires, évenements du site.

- Préparer et rédiger le projet de compte-rendu de réunions.

- Préparer et mettre en forme les notes de services et les documents de la direction.

- Etablir les tableaux de gardes médicales, administratives et techniques (recueillir les informations, établir le tableau, le diffuser et assurer les actualisations).

- Traiter et prioriser avec le Directeur les demandes syndicales.

- Traiter et gérer les demandes du service anti-malveillance auprès du directeur.

- Assurer le suivi des documents à la signature du directeur.

- Gérer les réservations des salles et des véhicultes

- Gérer les commandes de fournitures et demande d’intervention (outil SAPHIR) de la direction

- Classer et archiver.

Missions ponctuelles :

- Envoi des documents relatifs à la Commission des usagers.

- Suivi des conventions de partenariat sous le contrôle du Directeur.

- Remplacements du secrétariat de la DRH et des demandes adressées à la Responsable des Affaires Générales et Relation des Usagers.

SAVOIR FAIRE REQUIS

- Accueillir et orienter le public (accueil téléphonique et physique)
- Organiser les activités de secrétariat et prioriser de manière pertinente et rapide
- Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome (courrier, note, compte rendu, procès-verbal, dossier…)
- Travailler en équipe
- S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers.
- Connaître les techniques de secrétariat et des outils bureautiques

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maîtrise du Pack Office

QUALITES REQUISES
- Qualités relationnelles : écoute, dialogue, discrétion
- Adaptabilité et réactivité, afin notamment de faire face à des situations d’urgence
- Disponibilité
- Sens développé de l’organisation