Assistante Médico Administrative du secrétariat médical Ambulatoire F/H

Au sein du GHU H. Mondor, le site de Dupuytren comprend 408 lits d’hospitalisation de plus de 24 heures dont 52 lits de médecine gériatrique aigue dont 10 à orientation géronto-psychiatrique, 11 lits de soins palliatifs, 288 lits de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR), 54 lits de soins de longue durée (SLD).

S’ajoute à cela un hôpital de jour diagnostique et thérapeutique (12 places), des consultations, une équipe mobile de soins palliatifs et un service de rééducation.

Vous exercerez au sein d’une unité ambulatoire accueillant des patients âgés adressés par leur médecin traitant, d'autres structures hospitalières, d’EHPAD

Au sein d'une équipe médico-paramédicale, vous assurerez :

• MISSIONS PERMANENTES SECRETARIAT

• Accueil téléphonique des patients, des familles

• La Gestion du courrier (tri, enregistrement, diffusion, scan et archivage)

• La Gestion documentaire (intranet, classement papier, scan...)

• La saisie et la mise en forme de certains documents (rapports ; courriers ; CRH Saisie et mise en forme des comptes rendus de consultation et HDJ Mémoire EGS (envoi et classement)).

• Archivage

• La gestion des besoins logistiques liés au service (commande bureautique…)

• MISSIONS SPECIFIQUES HDJ MEMOIRE / CONSULTATION

· Gestion des comptes-rendus de consultations, HDJ MCO et SMR (saisie, mise en forme rapatriement des bilans biologiques, des bilans neuropsychologiques, des documents désignant la personne de confiance, les éventuelles directives anticipées, questionnaire ETP aidance (groupe aidant) envoi pour validation au médecin envoi et archivage).

· Planification et organisation des HDJ EGS

· Gestion du dossier Orbis avec importations des évaluations des rééducateurs, (ergothérapeutes, psychomotriciens, neuropsychologues …) et autres documents pour assurer la complétude des dossiers avec objectif de zéro papier.

· Saisie des comptes-rendus de STAFF et de réunion de service.

· Recenser journellement les tableaux d’activité des séances HDJ MCO SMR.

· Contrôle mensuel de l’activité HDJ MCO et SMR

· Recenser journellement la feuille des recueils des données (CALLIOPE) pour chaque consultation et HDJ MCO et envoi au centre diagnostic hôpital E.Roux chaque fin de mois.

· Gestion des plannings des médecins stagiaires en fonction des disponibilités des médecins titulaires.

· Rappel par mail aux rééducateurs et différents participants des dates des STAFFS HDJ et différentes réunions.

· Remplacement des collègues de l’ambulatoire pendant les congés en fonction de la charge de travail (gestion boite mail hématologie prise de rendez-vous sur orbis et gestion des appels téléphoniques.

· Classement – photocopie – archivage

· Participation au projet zéro papier pour le dossier médical.

• La participation aux réunions et projets du service, du DMU et de l’institution.

• BTS "Secrétariat médical"
• Expérience et bonne connaissance de l'environnement hospitalier appréciées.
• Maitrise de l'orthographe
• Maitrise de la frappe
• Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook, (ORBIS apprécié)

Capacité d'adaptation
Esprit d'équipe, Sens de la communication