Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

La Direction des Affaires Juridiques a pour mission sécuriser les décisions, et de conseiller dans tous les domaines du droit les organes et les directions fonctionnelles de l’établissement, des services généraux, des hôpitaux et groupes hospitaliers de l’AP-HP.

Elle donne des avis sur les contrats et conventions auxquels est partie l’AP-HP et contribue à leur élaboration.

Elle assure une mission de conseil, de veille et d’étude juridique, ainsi qu’une mission d’animation et de contrôle des activités juridiques de l’établissement, notamment concernant les marchés publics, les questions patrimoniales et les baux, celles relatives au droit de la fonction publique et à la protection fonctionnelle, au droit des assurances, au droit public économique, à la propriété intellectuelle, à la protection des données personnelles et aux frais de séjour.

Elle assure la gestion et le traitement des recours gracieux en matière de responsabilité hospitalière, assure le traitement en demande et en défense de toutes les actions contentieuses administratives, civiles, commerciales, sociales et pénales dans lesquelles l’établissement intervient.

Elle élabore les transactions en ces domaines.

Elle assure la défense de l’Institution devant les juridictions.

Elle assure le traitement des libéralités faites au profit de l’établissement.

Mission générale :

Tâches de secrétariat :

Gestion des appels téléphoniques (une chef de département, une adjointe à la chef de départements, six juristes et un coordinateur laïcité et culte)

Demandes d’observations aux hôpitaux et transmission des jugements

Prises de rendez-vous

Frappe de courrier et envoi

Répartition du courrier

Organisation des réunions

Ouverture de dossiers

Scan et copies

Archivage

Commande de fournitures

Diffusion de documents

Enregistrements informatiques des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)

Organisation du planning des congés du Département

Gestion de l’agenda du Chef de Département et adjoint au Chef de Département

Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par le Département au sein des établissements de l’AP-HP

Missions ponctuelles :

Gestion des dossiers RPVPC encore suivis par la DAJDP : en lien avec un cabinet d’avocat, gestion des dossiers de recouvrement de créance liées aux accidents subis par les agents de l’AP-HP avec tiers responsable) : transmission des dossiers à l’avocat, demande des créances aux hôpitaux, correction des tableaux de créance, transmission à l’avocat, relance par mail et téléphone aux correspondants des hôpitaux….

Appui auprès des hôpitaux pour la gestion des dossiers en lien avec le cabinet d’avocat en ce qui concerne les règlements d’honoraires.

Transfert des nouveaux dossiers directement auprès du cabinet.

Traitement des demandes de statistiques pour le département

Gestion des tableaux de suivi des dossiers (tableaux PF/affaires pénales, tableau provision….)

Responsable/référente Intranet pour le département

SAVOIR FAIRE REQUIS
Formations et/ou qualifications :
Expérience et connaissance de l’AP-HP souhaitée.
Connaissances particulières :
- intérêt pour les tâches informatiques,
- très bonne connaissance des logiciels standards et de l’environnement Windows (Word, Excel, Ciceron, Navigateurs internet).
Expériences professionnelles :
Expérience similaire appréciée.


CONNAISSANCES ASSOCIEES

Organisation Fonction Publique

SAVOIR ETRE REQUIS
Esprit d’initiative et dynamisme,
Ordre, méthode et rigueur,
Esprit d’équipe,
Qualités relationnelles, disponibilité,
Discrétion professionnelle.

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;

TL possible en fonction de la mission
Remboursement Navigo à 75%

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.