Assistant(e) à la Chargé(e) des relations avec les usagers et les associations F/H

La Direction de la qualité, Gestion des Risques et de l’Expérience patients exerce des missions transversales au niveau du GHU Sorbonne Université.

Elle a pour mission générale de définir et de mettre en œuvre une politique cohérente et visible en matière d’amélioration de la qualité de la prise en charge des usagers et d’ouverture vers les partenaires extérieurs. A cette fin, elle assure entre autres la promotion des droits individuels et collectifs des usagers, notamment grâce au développement d’outils, de procédures et de projets innovants.

La direction coordonne cette action à deux niveaux :

- Au niveau des droits du patient, elle assure le suivi, le conseil et le traitement des réclamations des usagers, anime et coordonne l’action des médiateurs médicaux et non médicaux, promeut et accompagne le développement des droits des usagers.

- Au niveau de la représentation des usagers et des associations, elle coordonne et anime les relations avec les représentants des usagers, les associations et les cultes. Elle impulse une dynamique de partenariats et promeut l’action des associations dans l’hôpital.

Missions générales :

Développer et mettre en œuvre la politique relative aux droits des patients, en lien avec les différents acteurs internes / externes.

Garantir la continuité du service aux usagers.

Missions principales :

- Gestion des demandes de transmission de dossiers médicaux.

- Gestion des courriers / courriels : réception, archivages, rédaction des réponses aux usagers et aux services, vérification de la conformité des demandes.

- Enregistrement dans un fichier Excel des demandes d’accès au dossier médical.

- Promotion de Mon Espace Santé auprès des usagers et des services de soins.

- Vérifier la bonne communication des dossiers médicaux.

- Assurer le suivi et les relances le cas échéant.

- Promotion et utilisation du nouveau circuit de traitement des demandes de dossiers médicaux via la plateforme LORAH.

- Permanence téléphonique et accueil physique du secteur des relations avec les usagers et les Associations.

- Gestion et archivages des réquisitions dites simples.

- Gestion des réquisitions pour saisie de dossiers médicaux : vérification de la conformité, enregistrement et envoi aux services médicaux concernés.

- Aide à l’organisation des réunions.

- Traitement du courrier externe et interne : orientation, numérisation, archivage.

GRADE
Adjoint administratif – AMA - ACH

COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE REQUIS

Rigueur, méthodologie et organisation
Sens relationnel développé (qualité d’accueil, d’écoute et diplomatie)
Maitrise bureautique des logiciels Excel – Word – Outlook – Gilda – Orbis – LORAH
Utilisation courante Intranet/ Internet
Expérience hospitalière
Discrétion professionnelle
Dynamisme
Sens des priorités, réactivité