Secrétaire hospitalière - Hôpital de jour de médecine F/H

Présentation du service

L’hôpital de jour de médecine se situe au point bleu -2.

Cette structure pluridisciplinaire, accueille du lundi au vendredi, entre 8h00 et 20h00, de 25 à 35 patients des différentes disciplines (hématologie, drépanocytose, gastro-entérologie, pneumologie, endocrinologie, néphrologie, neurologie, pédiatrie générale, dermatologie, rhumatologie, cardiologie…), pour des bilans de suivi, des diagnostics d’une pathologie chronique, ainsi que des traitements pour une maladie aigüe ou chronique.

Equipe

- 1 Médecin coordonnateur

- 1 Cadre de santé

- 1 Poste d’infirmière coordinatrice

- 17 Infirmières, Infirmière-puéricultrices

- 6 Aides-soignants, auxiliaires de puériculture

- 3 Secrétaires hospitalières

- 1 Secrétaire médicale

- 1 Agent logistique

Présentation de la structure

L’hôpital de jour médecine comprend 20 chambres :

- 14 chambres dédiées aux diverses spécialités médicales

- 6 chambres attribuées aux patients d’hématologie

- 1 salle d’entretien

L’accueil des patients se déroule en journée ou en demi-journée.

Missions Permanentes

La secrétaire hospitalière en hôpital de jour médecine :

8h30 – 16h

• Accueil et placement des patients dans leur chambre + indiquer leur arrivée sur le tableau des infirmiers par un rond
• Gestion de l’arrivée des patients sur orbis
• Accueil et orientation des patients dans l’hôpital
• Accueil téléphonique (ligne 42461) – renvoi des appels aux personnes concernées
• Reprogrammation des annulations téléphoniques
• Reprogrammation des annulations du jour
• Programmation des demandes de RDV par les patients présents
• Appels des patients du lendemain + commande d’ambulance du lendemain via PTAH – pour celle de 10h30 si donné tardivement
• Gestion du courrier une fois par semaine (idéalement le jeudi ou vendredi)
• Préparation des pochettes transparentes de la veille
• Gestion des sorties de dossier des archives pour les demandes du jour
• Gestion de l’enregistrement des dossiers infirmiers pour les archives + mise en ordre suivant la liste GDM 60/60
• Aide à la programmation
• Participation aux staffs des spécialités référentes et traitement de celui-ci

9h – 16h30 missions réparties lors d’absence d’une des secrétaires

• Gestion de la boîte mail : traitements + rangements par spécialités + transmission des demandes spécifiques à la secrétaire référentes – pour celle de 8h lors d’absence
• Programmation de toutes les spécialités (transmettre à la secrétaire référente si demandes spécifiques) – pour celles de 10h30 lors d’absence
• Revue semaines paires : participation à sa préparation le mercredi en collaboration avec les infirmières de coordination et le médecin référent (ou le cadre si celui-ci est absent) + traitement de celle-ci avant le vendredi + envoi du mail des "TPO" aux diététiciennes et école de l’asthme le mercredi suivant – pour celle de 10h30 lors d’absence
• Dossiers infirmiers triés et scannés à monter aux archives sur les semaines paires avant 11h30 – pour celle de 10h30 lors d’absence
• Participation aux staffs des spécialités référentes + traitement de celui-ci

10h30 – 17h30

• Programmation de toutes les spécialités
• Revue semaines impaires : participation à sa préparation le mercredi en collaboration avec les infirmières de coordination et le médecin référent (ou le cadre si celui-ci est absent) + traitement de celle-ci avant le vendredi + envoi du mail des "TPO" aux diététiciennes et école de l’asthme le mercredi suivant
• Dossiers infirmiers triés et scannés à monter aux archives sur les semaines impaires avant 11h30
• Remplacement de la secrétaire de 8h à l’accueil pendant sa pause déjeuner, pendant son absence lors des staffs et après son départ à 15h30 (36)
• Répartition du lendemain
• Envoi (le vendredi) du listing des enfants d’hématologie de la semaine suivante, à l’HAD
• Gestion de la sortie des dossiers transfusionnels le jeudi pour la semaine suivante
• Participation aux staffs des spécialités référentes + traitement de celui-ci

SAVOIR FAIRE REQUIS

Expérience professionnelle
Stage ou expérience antérieure auprès d'enfants

Qualités professionnelles
Sens des responsabilités
Rigueur, intégrité, loyauté
Capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative,
Disponibilité, esprit d'équipe,
Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
Respect d'autrui, sens du service public
Sens de la réserve,
Ouverture d’esprit et compréhension avec les familles et les professionnels


CONNAISSANCES ASSOCIEES

Connaissances ORBIS


PRE-REQUIS

Diplôme d'état d'auxiliaire de puériculture
Diplôme d'état d'aide-soignant

Développement de compétences

Etablir une communication adaptée à la personne et à son entourage

Travailler en équipe pluridisciplinaire

Organiser son travail au sein d'une équipe pluri professionnelle

Participer au projet de soins adapté à l'enfant

Organiser et coordonner les soins des enfants et des adolescents

Identifier, analyser des situations d'urgence et définir des actions

Rechercher, traiter et transmettre les informations pour assurer la continuité des soins

Risques professionnels liés à l'activité

Troubles musculo squelettiques : manutention de dossiers et de chariots de dossiers.

Travail sur informatique

Mesures de prévention prises face à ces risques

Formation et information