Gestionnaire des services économiques F/H

L’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire de référence. Elle assure des missions de soins, d’enseignement et de recherche et constitue le premier centre hospitalier universitaire d’Europe.

Le groupe hospitalier universitaire Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor (GHU Henri-Mondor) regroupe cinq sites : Henri-Mondor, Albert-Chenevier, Émile-Roux, Dupuytren et Georges-Clemenceau. Il est organisé autour de 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) et dispose de 2 619 lits et places.

La Direction des achats, des services économiques et de la logistique (DACSEL) regroupe le pôle achats, les services économiques et les services logistiques du GHU. Les services économiques assurent la gestion et le suivi des commandes de classe VI hors travaux, dans le respect des règles budgétaires, comptables, de la commande publique et des procédures institutionnelles.

Les services économiques contribuent à la sécurisation de la chaîne de la dépense, à la maîtrise budgétaire, à la fiabilité des imputations et à la qualité du service fait. Ils assurent le suivi des engagements, des commandes, des fournisseurs et des situations en attente en lien avec le service facturier,les services financiers et les services demandeurs.

Le service est engagé dans une démarche d’harmonisation des pratiques et de renforcement du suivi des dépenses à l’échelle du GHU. Dans ce cadre, les gestionnaires interviennent sur un portefeuille ou un pôle défini et

Sous l’autorité du Responsable des services économiques et de son adjoint, le Gestionnaire des services économiques assure la gestion de la chaîne de la dépense, depuis la réception et le contrôle de la demande d’achat jusqu’au suivi de l’exécution de la commande et de sa mise en paiement. Il exerce ses missions dans le respect des budgets alloués, des marchés en vigueur, des procédures internes, des règles de la commande publique et des exigences liées à la certification des comptes.

Missions de gestion, de contrôle et de suivi :

· Réceptionne, analyse et contrôle les demandes d’achat relevant de son portefeuille avant leur transformation en bon de commande ;

· Conseille les services demandeurs et vérifie la complétude des dossiers, l’imputation comptable, les références, les quantités, les prix et l’existence du support contractuel adapté ;

· Crée les bons de commande dans le système d’information et s’assure de la fiabilité des informations enregistrées ainsi que de leur transmission aux fournisseurs ;

· Assure la traçabilité et le suivi des commandes jusqu’à leur clôture et identifie les situations nécessitant une régularisation ;

· Suit les réceptions et le service fait, relance les magasins ou services concernés et contribue à la résorption des bons de commande sans service fait ;

· Assure le suivi administratif et comptable avec les fournisseurs : preuves de livraison, factures, avoirs, relances et régularisations ;

· Analyse et traite les écarts de facturation, anomalies et litiges en lien avec le service facturier et les acteurs concernés ;

· Suit les engagements et les dépenses de son portefeuille, analyse les états de suivi et signale les situations susceptibles d’avoir un impact budgétaire ;

· Produit les éléments de reporting demandés par l’encadrement et assure une fonction d’alerte sur les retards, anomalies, dépenses inhabituelles ou risques identifiés ;

· Prépare les éléments nécessaires aux arbitrages de l’encadrement et met en œuvre les décisions prises dans son périmètre.

Missions transversales sur le GHU

· Participe aux opérations de pré-clôture et de clôture, notamment au suivi du service fait, des commandes en attente et des régularisations ;

· Contribue à l’harmonisation des pratiques et à l’application des procédures communes des services économiques ;

· Participe à l’évolution des outils et des pratiques, notamment dans le cadre des évolutions de SAP et des outils numériques institutionnels ;

· Assure la polyvalence au sein de son pôle et peut apporter un appui ponctuel sur un autre portefeuille en fonction des nécessités de service.

Pré-requis

• Adjoint administratif – Catégorie C
• Une expérience dans le domaine administratif, comptable, budgétaire ou des achats est souhaitée ; la connaissance de SAP constitue un atout

Qualités professionnelles requises

• Organisation, rigueur et méthode
• Capacité d'analyse et sens du contrôle
• Aptitude à gérer les priorités et à suivre plusieurs dossiers simultanément
• Capacité à rendre compte et à alerter de manière adaptée
• Autonomie dans le respect des procédures et du cadre défini
• Sens du travail en équipe et de la coopération
• Qualités relationnelles et sens du service
• Réactivité, adaptabilité et force de proposition
• Discrétion professionnelle et sens des responsabilités


CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Connaissance ou capacité à acquérir les règles de la comptabilité publique et du circuit de la dépense
• Connaissance des principes de la commande publique et des règles de conformité des engagements
• Connaissance des opérations de service fait, de suivi des factures et de traitement des écarts
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser SAP et les outils institutionnels de suivi
• Capacité à exploiter des états de suivi et à fiabiliser les données nécessaires au pilotage

VOTRE REMUNERATION

• Rémunération selon le statut et le régime indemnitaire en vigueur ;

• Participation aux frais d’abonnement de transports en commun ou forfait mobilité durable ;

• Prestations AGOSPAP ;

• Accès aux dispositifs de formation et d’évolution professionnelle du GHU ;

LA POLITIQUE QUALITE DE VIE AU TRAVAIL, SOCIALE ET D’EVOLUTION PROFESSIONNELLE DU GHU

• Crèches aux horaires élargis et centres de loisirs

• Possibilité de stationnement gratuit et développement des mobilités douces et durables

• Offre diversifiée de restauration et accès aux activités de bien-être et de loisirs du GHU

• Perspectives d’évolution professionnelle, notamment via la formation continue et les préparations aux concours

• Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des risques professionnels, santé au travail, service social du personnel, conseil en ressources humaines)