Secrétaire à la Direction des Ressources Humaines F/H

Présentation du service et de l'équipe :

- Directeur des Ressources Humaines du GHU

- Directeur Adjoint du DRH des sites Lariboisière et Fernand Widal

- Chef du Personnel

- Responsable du Bureau Gestion-Paie, Gestime, AT et Retraite

- Bureau Gestion-Carrière-Paie : 9 gestionnaires

- Bureau des Accidents de travail et des Maladies Professionnelles : 1 gestionnaire

- Bureau des Détachements, agents rémunérés sur fonds de recherche : 1 gestionnaire

- Bureau Gestime : 1 gestionnaire

- Bureau Retraite : 1 gestionnaire

- Secrétariat : 2 assistantes de direction

- 1 Conseiller en ressources humaines, 1 Conseiller risques pro et QVT, 1 chargé Relations Sociales et Attractivité

Particularités du poste:

Polyvalence au sein du secrétariat DRH/DSAP en l'absence d'une des 3 secrétaires

MISSIONS GENERALES: Assurer le secrétariat du chef du personnel et la gestion administrative de différents dossiers RH

- Accueil téléphonique et orientation de toute personne s’adressant au secrétariat DRH

- Gestion des rendez-vous et tenue des agendas

- Organisation et planification de réunions

- Enregistrement quotidien de la totalité du «courrier arrivé» en DRH, en alternance avec la Secrétairedu DRH

·En liaison avec les gestionnaires Paie-Carrière :

-Gestion des renouvellements de disponibilités (vérification des droits de l’agent, courrier réponse)

-des renouvellements de congés parentaux (vérification des droits avec courriers réponse).

-Mise en congé parental (vérification du droit, information à transmettre aux interlocuteurs (encadrement/Gestion/Bureau Gestime) puis rédaction du courrier de réponse à l’agent demandeur/Tableau des Flux

- Changement de service des personnels non soignants (courrier et flux)

- Rédaction de courriers ou notes à la demande du Chef du personnel

- Classement/Archivage

· Vérification des droits et courrier en réponse aux demandesde: (en lien avec l’encadrement/la Gestion-Paie et le Bureau Gestime)

- Congé de paternité ; Congé supplémentaire de naissance ;Congé de présence parentale ;Congé proche aidant ;Autorisation d’absences dans le cadre d’un parcours PMA ; Don de jours ; Missions humanitaires ;Congés exceptionnels supérieurs à 31 jours - Toutes ces demandes sont traitées en lien avec l’encadrement, la Paie-Gestion et le bureau Gestime.

·Mise en ligne de toutes les fiches de poste «hors-soins» y compris les psychologue, sage-femme, assistante sociale, sur le logiciel Talentsoft – candidatures à transmettre à l’encadrement et réponses négatives à faire sur le site.

·Participation au processus de recrutement (titulaire et contractuel)

-Constitution des dossiers d’embauche du personnel «hors soins»

- Collaboration avec la Cellule de recrutement du GHU pour le recrutement de sage-femme, assistant social

-recueil des pièces administratives

-demande de casier judiciaire et rdv médecine du travail,

-vérification des titres de séjour (Préfectures)

-Promesse d’embauche si demandée

-envoi d’un «mail de bienvenu»

-Tableau des Flux DRH/DSAP à compléter

·En lien avec la Cellule de recrutement de la Direction Soins

-Enregistrement de tous les dossiers d’embauche «hors tension» nécessitant un arbitrage RH

-Réintégration des personnels soignants (retour de dispo, congé parental, retour de détachement en lien avec la Gestion, etc…): courrier agent/Gestion-Paie / Gestime / Encadrement – Tableau des flux à compléter

· Participation avec le Chef du personnel à l’organisation et la gestion administrative des Commissions de Sélection ASHQ/AEQ/Adjoint Administratif: réception et vérification de la conformité des dossiers, enregistrement, planification des auditions, courrier de convocation ou réponse négative à l’agent, jusqu’à l’affichage des résultats.

- Tâches courantes secrétariat

COMPETENCES requises
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)
Capacités rédactionnelles et maîtrise des règles d'orthographe et de syntaxe indispensable
Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les demandes
Aptitude à travailler en équipe
Capacité à recueillir, traiter et transmettre des informations de manière fiable et sécurisée

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement partiel des transports en commun 75% navigo ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Possibilité de place en crèche
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)