Assistante de formation - Service de la Formation continue F/H

Le service de la formation continue assure la gestion de l’ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.

Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.

Composition de l’équipe :
-1 responsable de formation
-1 responsable adjointe
-7 assistantes de formation

Assiste les Responsables de Formation

Accueille, informe, oriente etgère les messages

Mène les entretiens d’information et d’orientation

Gère et suit les dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP, concours

Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP

Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission

Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels

Assure le travail de secrétariat

Traite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation

Assure le suivi des dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paye

Accueille les intervenants et des stagiaires

Assure l’installation des matériels nécessaires aux formations et la gestion des salles de formation

Autres activités ponctuelles

Concours : assure la diffusion et l’affichage des avis de publication, aide à l’inscription sur le logiciel concours

Gère la logistique du service

Participe à l’encadrement d’un stagiaire

Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay, en particulier Bicêtre, sera demandée

CORPS et/ou GRADE CIBLÉ
- Adjoint administratif

PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
- Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
- Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE
- Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :
- Connaissance des procédures d'achat
- Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
- Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises :
- Sens de l'accueil et de la communication,
- Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilités
- Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte, être polyvalent
- Sens du service public

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET À LA FONCTION

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

- Autonomie

- Flexibilité des horaires possible en fonction de la charge de travail

AIDE ÀL’INSTALLATION ET AU LOGEMENT

- Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentielsplus diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente : séances de relaxation…