Secrétaire F/H

Le poste à pourvoir se situe dans l’Unité Evaluation Scientifique Bon Usage et Information (ESBUI) qui fait partie du Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (EPBU).

Le service EPBU se compose :

• Pour le personnel médical (discipline pharmacie), d’un professeur des universités pharmacien praticien hospitalier, de pharmaciens praticiens hospitaliers, de pharmaciens praticiens hospitaliers contractuels, de pharmaciens praticiens attachés, de pharmaciens hospitaliers maîtres de conférence des universités, de pharmaciens assistants, d’internes en pharmacie. Des étudiants en pharmacie (5ème AHU) sont également affectés dans certaines UF.
• Pour le personnel non médical, de cadres et cadres supérieurs de santé, de préparateurs en pharmacie, d’ingénieurs, d’assistantes médico-administratives, d’adjoints administratifs, d’un ouvrier d’état. A chacun de ces grades correspond une fonction/ métier.
• Le service peut accueillir des étudiants en pharmacie en stage, ou d’autres disciplines, ainsi que des apprentis en secrétariat.

Le service est organisé en six structures internes - ou unités

Le secrétariat de l’Unité ESBUI comprend 2 postes de secrétaires avec pour chaque poste un domaine d’activité dédié et complémentaire
L’activité COMEDIMS / BUREAU / CODIMS/ Juste Prescription / groupes d’experts DMS est assurée par une des deux secrétaires et l’activité COMED / COMAI / COMOH / ORBIS et groupes d’experts médicaments par l’autre secrétaire ;

Poste à pourvoir à compter du01/05/2027

Missions générales:

• Assurer les fonctions de secrétaire de l’UF ESBUI (secrétariat de la COMEDIMS et de ses instances)
• Accueil et gestion des appels téléphoniques (filtrage des appels, prise de message, réponse aux questions courantes) ;
• Gestion des courriels, gestion des courriers et mise à jour des courriers types, suivi du chrono ;
• Classement et archivage (courriers, compte rendus, dossiers) ;
• Mise en forme de documents ;
• Reproduction, reliure et numérisation de documents ;
• Gestion des agendas, prise de rendez-vous ;
• Mise à jour des fichiers fournisseurs et correspondants de l’unité ;
• Organisation de réunions : réservation des salles, préparation des documents, courriers/mails d’invitation, création des liens de visioconférence ;
• Liaison avec le service maintenance (demandes de maintenance via logiciel SAPHIR) ;
• Commande fournitures papeterie mensuelle et annuelle (agendas)
• Gestion annuelle des accès parking pour ESBUI et Présidents Comedims
• Rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l’activité de l’UF ;
• Suivi du circuit des dossiers marchés et gestion du tableau de bord ;
• Gestion des documents qualité dans l’application GED ;
• Mise en ligne des documents sur la GED COMEDIMS (comptes rendus, recommandations de bon usage…) et sur le SharePoint COMEDIMS AP-HP Pro (pour les recommandations de bon usage)
• Suivi, envoi, relance et archivage des demandes d’expertise ;
• Suivi et enregistrement des déclarations des liens d’intérêts des membres et des experts ;
• Mise en forme des comptes¬ rendus et suivi du circuit de validation ;
• Diffusion des recommandations de bon usage ;
• Assurer le lien avec les COMEDIMS locales de l’AP-HP (réunion annuelle) et avec la Commission Médicale d’Etablissement (CME) et le Conseil d’Administration du siège pour tout dossier concernant la COMEDIMS
• Mise à jour du site intranet et internet AGEPS pour la COMEDIMS ;

Missions spécifiques:

• Assurer le secrétariat des Présidents du Comité Consultatif Médical (CCM) pour les Présidents appartenant au SEPBU
• Gérer les fiches d’accueil et départ des personnels et internes/ externes/ stagiaires de l’unité ESBUI

Compétences clés :
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
- Sens du relationnel et sens du travail d'équipe

Compétences transverses :
- Adaptation à des situations d'urgence-métier
- Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
- Intégrité, confidentialité, discrétion

Maitrise de l'outil informatique Word® – Excel® - Power Point® – Internet – Outlook® - Microsoft Teams® - SAPHIR® - GED /ENNOV®

Connaissance souhaitée du milieu hospitalier

En rejoignant l'AP-HP, vous bénéficierez notamment des avantages suivants :

• Prise en charge de 75 % du Pass Navigo
• Accès à une offre de restauration à tarifs préférentiels ou ticket restaurant
• Prestations proposées par l'AGOSPAP (loisirs, vacances, billetterie, etc.) à tarifs préférentiels (pour les agents titulaires et les CDD sur un poste permanent)
• Supplément Familial de Traitement (SFT) selon votre situation familiale
• Plateforme « Hoptisoins »