Secrétaire pédagogique F/H

ACTIVITE

Formation initiale des étudiants en soins infirmiers

PRESENTATION

L’IFSI assure la formation en soins infirmiers (260 étudiants par promotion environ)
L’IFSI se situe au sein de l’hôpital Henri Mondor

COMPOSITION DE L’EQUIPE

Une directrice des soins et une adjointe (cadre supérieur de santé) ;

1 coordinatrice pédagogique et 0,5 coordinateur des stages;

28 formateurs;

0,5 documentalisteet 1 aide-documentaliste

4 ,5 secrétaires, 1 intendant.

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)

Dépend du CFDC, sous l’autorité et la responsabilité de la Directrice de l’IFSI et/ou de l’adjointe à la directrice

FONCTIONNELLES

Equipe pluridisciplinaire de l’IFSI

Secrétariat des autres IFSI (AP-HP, département, convention universitaire)

Secteurs du CFDC

Services de l’hôpital Henri Mondor et du groupement hospitalier

Services du Siège (Régie, DRH et Service Informatique)

Services des tutelles (ARS, DRJSCS, Conseil Régional)

Secrétariat et accueil de l’IFSI:

Secrétariat d’une promotion d’ESI et participation au secrétariat de direction :

Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)

Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI

Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année

Secrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l’absence de la secrétaire mission stage

Gestion des départs en stage: conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.

Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)

Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)

Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)

Traitement des dossiers de demande de bourses(réception, saisie et envoi à la Région IDF)

Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC)(préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)

Gestion de la rentrée scolaire: forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)

Transmissions aux différents collaborateurs: service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,

Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.

Paiement des intervenants(envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)

Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.

Gestion du courrier

Classement, archivage et reprographie

Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)

Participation aux groupes de travail.

Certificats divers d’anciens étudiants

Suivi des demandes de remboursement des frais de transport

Suivi et paiement des indemnités de stage

Gestion des archives de l’IFSI

Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting
Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
Discrétion professionnelle
Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS
Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.

Bonne orthographe
Capacité relationnelle et esprit d'équipe
Sens de l'initiative

Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté.

15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés.

TL possible en fonction de la mission
Remboursement Navigo à 75%

Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS

Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.