SECRETAIRE MEDICAL - POSTE A POUVOIR LE 1er décembre 2026

Le groupe hospitalier APHP Sorbonne Université est constitué de 7 sites : Armand Trousseau, Charles Foix, La Roche Guyon, Pitié Salpêtrière, Rothschild, Saint Antoine, Tenon. Il comprend 13 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites.

Le Département Médico-Universitaire 3iD est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies Immunologiques, Infectieuses, Inflammatoires et Dermatologiques. L’offre de soins du DMU 3iD comporte 435 lits et places. 139 PM et 715 PNM contribuent à la prise en charge des malades.

Site concerné : Hôpital Pitié-Salpêtrière

Service concerné : Unité Hospitalière Sécurisée Interrégionale (UHSI)

Présentation du service :

1 salle d’hospitalisation sur programmation de médecine et chirurgie pour les patients incarcérés et en privation de liberté.

Spécificité : Cancérologie, péri chirurgie, médecine interne. Soins somatiques, mais comorbidité psychiatrique fréquente. Travail en collaboration avec la pénitentiaire

25 lits

Composition de l'équipe :

Equipe médicale

2 secrétaires médicales

1 psychologue, 1 cadre de santé

18 IDE

18 AS

2 agents hospitaliers

QUOTITE DE TRAVAIL
100%, 7h30
HORAIRES DE TRAVAIL

Amplitude horaire entre 08h 30– 16h30

Horaire de l’agent : 09h – 16h30

RTT à poser dans le cycle régulier du travail

Missions générales

Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives.

Assurer l’ensemble du secrétariat et la gestion des dossiers médicaux et des courriers.

Assurer la relation entre les médecins, l’équipe soignante, les différents partenaires du GHPS et les autres structures (EPSNF, UCSA, service des urgences…)

Coordonner les démarches administratives, les programmations des examens en rapport avec l’hospitalisation du patient détenu, avec les équipes médicales du GHPS et des hôpitaux, l’EPSNF, les médecins des différentes UCSA, les équipes paramédicales et l’encadrement de l’unité.

Travailler en partenariat avec l’administration pénitentiaire et la Police Nationale.

Missions permanentes :

Programmation des patients détenus pour prise en charge médicale :

Réception des demandes d’hospitalisation (soit patient déjà hospitalisé à récupérer via la pénitentiaire soit patient à prendre directement depuis leur maison d’arrêt)
Programmation des hospitalisations après validation par les médecins
Prise de rendez-vous divers et élaboration des plannings des mouvements dans le strict respect de la confidentialité
Convocation du patient détenu dans le strict respect de la confidentialité et gestion des formulaires d’arrivée et de sortie des patients
Création des dossiers patients papier + ORBIS + archive UHSI (GDM)
Frappe de divers comptes rendus, certificats et documents dans ORBIS.
Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et mails de divers interlocuteurs
Commande d’ambulance pour les sorties extérieures et transfert vers d’autres hôpitaux
Remplacement en cas d’absence de la secrétaire hospitalière (essentiellement rajouts d’examens et sorties plateaux techniques pour les patients hospitalisés sur l’UHSI).

Programmation des patients pour prise en charge chirurgicale (blocs) :

Pré-réservation des dates de blocs en collaboration avec les équipes chirurgicales ainsi que la programmation des consultations d’anesthésie
Organiser le mouvement du patient allant au bloc pour la pénitentiaire (en tenant compte de nos contraintes d’équipes).

Réunion de concertation avec la pénitentiaire pour :

Préparation des documents nécessaires à la réunion hebdomadaire avec la pénitentiaire.
Réajustement des mouvements de la semaine suivante (S+1), des arrivées et des sorties des patients en fonction de diverses problématiques.

Missions ponctuelles

Préparer l’arrivée des internes
Gestion du planning de présence des médecins (CHRONOS)

COMPÉTENCES REQUISES
Maîtriser les outils du SIH : ORBIS, STARE, DIAMM MEDIWEB, GILDA
Maîtriser l'outil informatique : Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point
Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critique
Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés et faire une synthèse
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

SAVOIR FAIRE REQUIS
Connaissance de l'environnement hospitalier
Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage

QUALITES PROFESSIONNELLES
• Discrétion
• Sens des responsabilités
• Curiosité intellectuelle
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de la communication
• Disponibilité, assiduité, ponctualité

PRE-REQUIS
Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou avoir réussi aux épreuves du concours de secrétaire médicale
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Formations institutionnelles proposées
FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL


FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCES
 Oui X Non
Si Oui, précisez

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS
Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP
 Oui X Non

SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »

LIAISONS
Liaisons hiérarchiques :
• Encadrante AMA : Sona ALBOT
• Cadre administratif du DMU : Stéphane FERRIER
• Direction des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles :
• Equipes médicale, paramédicale et d'encadrement
• Cadre du service
• Autres services cliniques et médico-techniques du site
• Service administratifs, logistiques (hôteliers, pharmacie, lingerie)
• EFS, Assistante Sociale, Psychologues, Diététicien (ne)


PERSONNE A CONTACTER
Sona ALBOT : Encadrante AMA
Téléphone: 01.42.17.57.68
Adresse mail : sona.albot@aphp.fr

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)

- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Prime d'installation : 1947 € nets au cours de la 1ère année de stage pour les nouveaux diplômés

AVANTAGES SOCIAUX

- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus)
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP