Encadrant des secrétariats médicaux F/H

La Direction des opérations et de la performance définit et conduit la politique de transformation et de modernisation des organisations du Groupe hospitalier.

Ses axes majeurs d’intervention sont la gestion des séjours, l’optimisation des plateaux techniques et la transformation numérique.

Composition de l’équipe :

L’équipe d’encadrement de la DOP est composée de :

• Un directeur

• 6 ETP ingénieurs ou assimilés, adjoints au Directeur sur leurs périmètres de responsabilité

• 4 Responsables parcours patients (APR/RPC/SPR, ABC, BCT/PBR (médecine), BCT/PBR (chirurgie))

• 2 Chefs de projets transformation numérique (BCT/PBR/ABC, APR/RPC/SPR)

• 1 Responsable des coordinateurs des secrétariats médicaux

• 5 coordinateurs des secrétariats médicaux

• 1 cadre des bureaux centraux de rendez-vous (ABC/BCT)

• 4 cadres des services d’archives médicales (BCT, ABC, APR et SPR)

Planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Management des ressources humaines :

Encadrement de proximité des secrétariats médicaux pour les sitesde Paul Brousse et Bicêtre (DMU 1, 4, 6, 7, 11 et 12)

Analyse et gestion du Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés

Recrutement et sourcing

Animation des équipes

Accueil des nouveaux arrivants/stagiaires

Gestion des demandes de paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité

Gestion des plannings et du temps de travail

Gestion, Évaluations et Développement desagents

Accompagnement des carrières

Assurer une veille documentaire – Transmission des informations

Management de la qualité :

Suivi des indicateurs d’activité et de performance des secrétariats/mise en place d’actions d’amélioration si nécessaire

Analyse des modes de fonctionnement par secteur, diffusion des bonnes pratiques et accompagnement à leur mise en œuvre

Participation aux comités et groupes de travail qualité

Contrôle et suivi de la qualité des prestations

Management des organisations :

Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité

Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements

Mise en œuvre des politiques institutionnelles, accompagnement à la conduite de changement

Formations et/ou qualifications requises :
- Bac à Bac+3

Expérience requise :
- Expérience obligatoire en qualité d'AMA (à minima 10 ans)
- Expériences diversifiées
- Expérience d'encadrement appréciée
- La connaissance du milieu hospitalier est indispensable

Connaissances requises :
- Communication/relations interpersonnelles
- Droit de la santé
- Évaluation de la charge de travail
- Gestion administrative, économique et financière
- Management
- Risques et vigilances
- Stratégie et organisation/conduite du changement

Savoirs :
- Gouvernance des établissements publics de santé (EPS)
- Financement des EPS
- Règlementation relative au DMP et DPI
- Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers
- Formation à la conduite de projet
- Aptitude à la rédaction de notes professionnelles
- Aptitude au management

Avantages liés au statut et à la fonction :

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement :

- Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux :

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables

- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux

- Place en crèche selon disponibilités

- Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos

- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentielset diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent

- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)

- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge

- Accès à une offre de formation continue conséquente

- Accès à l’espace détente