Référent(e) de la politique d'immobilisation et de la certification des comptes F/H

PRESENTATION DU DEPARTEMENT DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DE LA DIRECTIONDES INESTISSEMENTS :

Le département administratif -travaux et équipements- a pour mission le suivi administratif et financier, Classe 2 (Investissement) et Classe 6 (Exploitation) de l’ensemble des travaux et maintenance technique des installations ainsi que des équipements biomédicaux, hôteliers, et dépenses de maintenance associées.
Il est composé de :
• 2 AAH, responsables du département
• 1 adjoint, ACH, Référent immobilisation (objet de la présente fiche de poste)
• 2 adjoints ACH, secteur travaux
• 2 adjoints ACH secteur équipement
• 30 gestionnaires

LIAISONS HIERARCHIQUES DIRECTES
Le directeur des Investissements et de la maintenance du GH NORD et son adjoint
• Les responsables du département administratif

FONCTIONNELLES
• Les directeurs des investissements et de la maintenance des 3 secteurs
• Les responsables administratifs des secteurs travaux et équipements
• Les équipes du secteur travaux et maintenance technique (ingénieurs et techniciens)
• Les équipes du secteur équipements et maintenance biomédicale (ingénieurs et techniciens)
• La Direction des Finances du GH,
• Les gestionnaires du département administratif
• Cadres paramédicaux et Cadres Administratifs des DMU, les cadres des Directions Fonctionnelles
• La Direction Économique, Financière, de l’Investissement et du Patrimoine du Siège
• Le Service facturier
• Les Centrales d’Achatet fournisseurs

Missions générales et permanentes :

Référent de la politique d’immobilisation du GH et de son inventaire
• Développer la politique de gestion des immobilisations de laDIM du GH NORD,
• Assurer les sorties d’actifs immobilisés et leur traçabilité avec l’ingénieur référent et assurer les transferts, gestion des dons (traitement au fil de l’eau et rattrapage du retard),
• Fiabiliser l’actif immobilisé et garantir l’inventaire comptable des immobilisations du GH (biomédical, mobilier et travaux) avec notamment la prise en main du nouvel outil de gestion de l’inventaire dans NSI Gestion
• Former et sensibiliser les acteurs de la Direction des investissements dans le but de fluidifier le circuit,
• Assurer la correction des fiches immobilisations existantes (UG fermées, incohérences avec les fiches équipements…)
• Participer au groupe de travail –immobilisation- organisé par l’AP-HP

Assurer les contrôles conformes à la certification des comptes
• Effectuer les contrôles mensuels, trimestriels, semestriels et annuels du cycle immobilisation selon la
périodicité et les procédures en vigueur définies par le siège
• S’assurer de leur traçabilité
• Communiquer les résultats des contrôles et identifier les actions à mener
• Proposer et mettre en œuvre les mesures correctives
• Préparer, organiser les visites des Commissaires aux Comptes sur sites et répondre aux tests, contrôles
opérés sur l’ensemble des cycles de la direction

Missions complémentaires et spécifiques :

Gestion des dossiers de subventions-dons-legs-d ’investissement (travaux - équipements)
• Recenser les dossiers de subventions-dons-legs-de la direction des investissements du GH
• Suivre le volet administratif et financier des dossiers depuis la notification jusqu'à la demande de solde, en collaboration avec les services concernés
• Mettre en place un tableau de bord de suivi et un dossier partagé DIM GH
• Préparer les dossiers : Etat de dépenses, Pièces comptables et autres pièces justificatives pour remboursement auprès des tutelles
• Alerter les services opérationnels sur le démarrage et la fin de réalisation des prestations prises en charge dans le cadre d’une subvention
• Participer à des réunions internes
• Suivre la perception des recettes

Missions ponctuelles :
• Participation aux projets de service

Localisation géographique :
La localisation du poste n’est pas encore définie mais dans le cadre des missions, des déplacements seront à prévoir sur les sites du GH nord.

PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET DE L’EQUIPE :
La Direction des investissements et de la maintenance (DIM) a pour mission de conduire la politique patrimoniale du GH, pour les volets Equipements, Travaux et Maintenance, dans le cadre du plan stratégique

LeGH APHP NORD – UNIVERSITE DE PARIS comprend 8 établissements.
LaDIM est répartie en trois secteurs géographiques :

- Ouest : Bichat/Beaujon/L. Mourier

- Centre : Lariboisière-Fernand Widal

-Est : Saint-Louis/R. Debré

Qualités professionnelles :
• Capacité d'organisation et de priorisation des missions confiées
• Synthétiser, consolider les données et être force de proposition sur les pistes d'amélioration à envisager
• Rigueur et implication

Connaissances associées :
• Traitement et suivi des commandes dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués
• Grands principes de comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d'exploitation et d'investissement
• Maitrise de l'outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel,…)
• Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
• Connaissance des interlocuteurs : service facturier, Contrôle financier, Fournisseurs, Direction des Finances Centrale et locale

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

PERSONNES A CONTACTER
Mme Marie-Annick CADIO, responsable du pôle administratif GH
Tel : 01.40.25.79.28
Mme Nadia OLINGA, responsable du pôle administratif GH
Tel : 01.42.49.46.24 / 01.49.95.66.