Adjoint - Responsable du Bureau du personnel médical F/H

La Direction des Affaires Médicales (DAM) a pour mission de gérer l'ensemble du personnel médical du groupement hospitalier. A ce titre, elle assure la gestion administrative des carrières, des effectifs, de la paie du personnel médical, le suivi du budget du personnel médical ainsi que le suivi des séances de la Commission Médicale d'Etablissement Locale (CMEL) et de diverses sous-commissions de la CMEL.

La Direction des Affaires Médicales se compose d'une Directrice, d’une Directrice Adjointe, de trois responsables de Bureau du Personnel Médical (BPM). Quatre adjoints des cadres assurent l’encadrement de proximité des gestionnaires (cf organigramme ci-dessous). L’équipe de la Direction des Affaires Médicales est composée de 26 gestionnaires dont 11 sur le périmètre des sites Bichat/Beaujon/Louis Mourier/Bretonneau

Assurer l’encadrement des équipes de gestionnaires du bureau du personnel médical

• Animation de l’équipe de gestionnaires du bureau du personnel médical en veillant à l’harmonisation des pratiques au sein du GHU
• Organisation des réunions de service et de revue de dossiers dans une dynamique d’amélioration continue
• Conseil et expertise auprès des gestionnaires

Assurer la supervision de l’activité du bureau du personnel médical

Veiller au bon déroulement de la paie et du contrôle de paie

• Définition des priorités de gestion et de travail des gestionnaires en lien avec la responsable du bureau du personnel médical
• Suivi de l’établissement des contrats, avenants et de la saisie des variables de paie par les gestionnaires
• Vérification des décomptes de Temps de Travail Additionnel, des plannings médicaux et du temps de travail médical dans le logiciel de gestion du temps de travail médical CHRONOS
• Contrôle des dossiers dans le logiciel de gestion administrative HRA
• Exécution des contrôles de paie automatisés.
• Vérification de la traçabilité des contrôles dans le cadre de la certification des comptes.
• Traitement des indus de rémunération et émettre les titres de recettes.
• Transmission des justificatifs de paie à la Direction Spécialisées des Finances.

Assurer la supervision du processus de recrutement des personnels médicaux

• Préparation des recrutements
• Coordination de l’arrivée des nouveaux praticiens avec les autres directions fonctionnelles

Assurer l’élaboration et le suivi des conventions avec la responsable du bureau du personnel médical

• Elaboration des conventions en lien avec les établissements partenaires
• Suivi des conventions et actualisation
• Transmission trimestriellement/semestriellement au service financier du décompte des montants à facturer / ou rembourser au titre des conventions

Participer à la mise à jour des procédures, des formulaires et du site Intranet

• Participation à la mise en ligne des listes de gardes et astreintes prévisionnelles.
• Participation à la construction du site Intranet du Bureau du personnel médical.
• Participation à l’actualisation des formulaires, outils de suivi du Bureau du personnel médical.

Seconder le responsable du Bureau du Personnel Médical dans les dossiers

• Participation à la préparation des révisions annuelles des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires.
• Participation à la préparation de la campagne annuelle de création des postes d’assistants spécialistes et d’assistants spécialistes partagés.
• Participation à la campagne annuelle d’agrément des services pour l’accueil des internes.
• Participation à l’organisation de l’accueil semestriel des internes.
  
  

Formations et/ou qualifications :
- Formation dans le domaine des ressources humaines souhaitée
- Connaissance aux règles statutaires et à la gestion du personnel médical serait un plus
- Connaissance de l'institution hospitalière serait un plus

Connaissances particulières :
- Maîtrise des logiciels Word® et Excel®.
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance HR - Access® (formation interne prévue à la prise de poste)
- Connaissance CHRONOS (formation interne prévue à la prise de poste)

Expérience professionnelle :
Expérience souhaitée de la gestion du personnel médical

Qualités professionnelles :
- Sens du service public et goût du travail en équipe.
- Discrétion, rigueur, dynamisme, qualités relationnelles.
- Sens de l'organisation et de l'initiative.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'appréciation des situation