Secrétaire médical(e) AMA/ADA en onco-radiothérapie F/H

Le service d’onco-radiothérapie est intégré au DMU hémato-cancérologie et spécialités médico-chirurgicales sur le site de l’HEGP et participe à l’Institut Carpem.

Il est situé au rez-de-chaussée pôle C pour les consultations et au -1 pôle B pour la partie plateau technique. Il est composé de 8 lits d’hospitalisation de semaine, situésau 4ème pôle A

Il assure la prise en charge en radiothérapie des patients adultes atteints de tumeurs ORL, thorax, sein, sphère digestive, gynécologiques, urologiques et sarcomes. Il est ouvert à partir de 7h30 jusqu’à 19h du lundi au vendredi, et de 8h à 13h le samedi.

Le plateau technique assure le traitement des tumeurs externes par des radiations et les médicaments et est composé de 4 accélérateurs linéaires dont un Cyberknife, 1 bloc de curiethérapie, 1 scanner, 1 unité de physique et 2 secteurs de consultations (RDC et 4ème).

Composition de l’équipe
Médicale :1 chef de service, 2 PU-PH, PH, CCA, 1 assistant, PA, internes
Physique :Physiciens, dosimétristes, techniciens de mesures physiques

Paramédicale :1 Cadre Supérieur de Santé , 2 cadres de santé, MER, aides-soignant(e)s, 7 secrétaires médicales

Liaisons hiérarchiques directes(N+1) : coordinatrice des secrétaires médicales
CSS, Cadre de proximité, Chef de service, CP DMU

Liaisons fonctionnelles
Equipe médicale, d’encadrement, administrative ; unité de programmation, ensemble des services et des directions fonctionnelles du GH

Générale: élément de liaison entre le praticien, les patients, les correspondants et l’équipe paramédicale

Permanentes :

Assurer le secrétariat de plusieurs médecins et/ou gestion de l'unité d’hospitalisation de semaine

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
• Gestion et coordination des programmations liées à la prise en charge technique en radiothérapie et curiethérapie en lien avec les RCP
• Gestion des consultations des médecins (préparation des dossiers, assister le médecin lors des consultations)
• Scannage de documents
• Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
• Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, mise en forme, envoi et classement)
• Frappe et mise en forme de documents
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas)
• Gestion des demandes d'ordonnance, bons de transports, transmission d'informations aux médecins
• Gestion du courrier postal, fax et mail
• Codage des consultations

Ponctuelles :

• Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
  Mise en forme de documents scientifiques (publications, posters, diapositives) et de documents propres au service (fiches de rendez-vous par exemple)
• Participation à des groupes de travail sur le parcours patient en radiothérapie
• Accompagnement pédagogique (formation des stagiaires, accueil et intégration des nouvelles secrétaires)
• Répondre aux demandes des dossiers médicaux
• Paramétrage DxCare ou DxPlanning
• Tableaux de service
• Tableaux de RCP
• Toute activité relevant de sa qualification et demandé par le cadre
  
  
  
  
  

QUALITES ET COMPETENCES

Qualités requises :
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Ecoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

Compétences :
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

DIPLOMES ET OUTILS

Diplômes :
Baccalauréat de préférence spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
Titre de secrétaire assistant médico-social
Expérience en milieu hospitalier souhaitée

Outils :
• Bureautique (*3)
• Vocabulaire médical (*2)
• Organisation/fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*2)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)
* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

• Travail en 35h/semaine selon une amplitude horaire du secrétariat 8h-17h.
Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie
• Quotité de travail : 100 %

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Règlement intérieur de l'APHP

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l'activité : Troubles Musculo-Squelettiques

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation TMS et Bureautique

• Possibilité de logement temporaire à loyer attractif (soumis à conditions)
• Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
• Places en crèche disponibles
• Self
• Possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…) (soumis à conditions)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme «Hoptisoins»: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel «Bulle»: activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès
• Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU