Secrétariat médical - Assistanat médical F/H

Le Service est composé de plusieurs secteurs d’activités avec 3 Assistantes médico-administratives (AMA), (missions spécifiques et missions partagées) :

• Unité d'hospitalisation HC de 16 à 21 lits budgétés.
• Hôpital de jour 3jours par semaine (210 séances/an)
• Consultation de Pédiatrie générale et Aval des Urgences
• Equipe opérationnelle d’infectiologie et Centre de Référence des Infections Ostéo-Articulaires complexes (CRIOAc)
• Centre de Référence de la Drépanocytose avec une Unité de Gestion spécifique
• Consultation de Cardiologie
• Consultation de Dermatologie
• Consultation de Psychologie
• Programme d’éducation thérapeutique Drépanocytose accrédité par l’ARS

Missions générales : assurer la gestion, l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat médical.

Secrétariat de Chefferie de service :

• Accueil patients et gestion de la Consultation de Chefferie, des demandes d’avis médicaux
• Gestion de l’agenda de Chefferie
• Gestion ORBIS des plannings de toutes les Consultations
• Gestion de la messagerie, des appels téléphoniques,
• Traiter le courrier administratif et le courrier patient
• Assurer la gestion administrative des internes, externes en lien avec le bureau du PM, (préparer l’accueil des nouveaux internes/externes.)
• Gestion de la liste de gardes sur « Chronos »,
• Répondre aux demandes de poste et de stage

Gestion de l’activité administrative du service de Pédiatrie :

• Coordination des hospitalisations programmées en HC sur demandes des médecins du service
• Traiter le courrier, répondre aux demandes des familles et de l’équipe médicale (courrier, contact avec les familles)
• Archivage des dossiers et de documents divers de patients (tous les dossiers PG sont contrôlés avant archivage),
• Scanne de documents dans Orbis,
• Gestion des consultations de Pédiatrie générale et demandes de Cs par mail et par téléphone,
• Commande de matériels pour la Cs (fournitures diverses)

Gestion du secrétariat de l’équipe d’Infectiologie et du Centre de Référence des Infections Ostéo-articulaires Complexes :

• Accueil des patients de Consultation (Cs)
• Gestion des appels téléphoniques (prise de rdv de Cs, demande d’avis…)
• Importation des RCP dans Orbis et envoi des CR
• Gestion et archivage des dossiers médicaux et documents administratifs divers (contrôler les DM avant archivage),
• Transmission des imageries externes au service de radiologie pour mise PACS
• Scanne de documents sur ORBIS
• Gestion administratives diverses
• Commandes de matériels pour la Cs (fournitures, divers…)

Continuité de service/gestion du secrétariat lors de l’absence des collègues AMA :

• Gestion boite mail générique
• Ligne téléphonique
• Programmation de rdv
• Répondre aux demandes urgentes

Qualités professionnelles requises :
• Discrétion professionnelle
• Esprit d’équipe
• Maîtrise de soi
• Rigueur professionnelle
• Secret professionnel
• Sens des responsabilités

Capacités requises à:
• Actualiser ses connaissances
• Communiquer et à transmettre
• Etablir des relations professionnelles avec les patients, les familles, les collègues
• Hiérarchiser les activités
• S’adapter à toutes situations de travail
• S’organiser et à organiser

Pré-requis :
• Bac F8 (Sciences Médico-Sociales)
• Diplôme secrétariat médico-social
• Titulaire de la Fonction Publique, attestation de concours
• Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical (technique d’accueil et de communication)

• Remboursement de transport
• Aide au logement
• Supplément familial de traitement
• Avantages sociaux (crèche, chèque emploi-service...)
• Offre sociale et loisirs par l’AGOSPAP HOPTISOINS : une plateforme interne qui propose des réductions et des avantages pour faciliter et améliorer le quotidien de tous les agents.